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Envoyer le courrier PAR PUBLIPOSTAGE aux copropriétaires

Créer ses molèles de courrier pour du publipostage avec le logiciel syndic


Le centre de diffusion pour envoyer les courriers par publipostage aux copropriétaires

La communication des informations et des documents (factures, notes et rapports, etc), les échanges entre le syndic de copropriété et les copropriétaires font partie de la vie quotidienne de la gestion des immeubles.

 

Votre logiciel de gestion de syndic de copropriété dispose d'une fonctionnalité puissante qui permet d'envoyer en quelques clics des documents ou des courriers par publipostage aux copropriétaires.

Pour le courrier à envoyer aux copropriétaires, le syndic pourra préparer ses propres modèles de courrier (qu'il pourra réutiliser quand il le souhaite), et il pourra aussi utiliser les modèles tous prets, mis à sa disposition par VILOGI. Il y a possibilité de créer autant de modèles de courrier que souhaité et de les classer par catégorie.

 

Pour acccéder à cette fonctionnalité il suffit de se rendre dans le CENTRE DE DIFFUSION situé dans l'onglet COPROPRIETE

 

Avec votre logiciel de gestion de syndic VILOGI, vous avez la possibilité  d'envoyer plusieurs TYPES DE DOCUMENTS :

  • des messages d'informations (un simple email par exemple)
  • des appels de fonds (envoyer le dernier appel de fonds)
  • des relevés de compte et de charges
  • des convocations aux assemblées générales
  • des procès verbaux d'assemblée générale
  • des relances pour les impayés
  • des lettres à partir de modèles préparés à l'avance
  • des mandats SEPA
  • ou simplement des messages aux fournisseurs

- les courriers sont classés par catégories : par exemple, pour envoyer des  COURRIERS par publipostage, un menu déroulant proposera des modèles de courrier:

  • d'assurance, de sinistre
  • d'autorisation copropriétaire (en lettre recommandée électronique)
  • de gestion locative
  • d'information
  • de bienvenue aux nouveaux résidents

Pour les  RELANCES (en cas de retard de paiement des copropriétaires) , un menu déroulant propose des modèles de relances :

  • 1ère relance
  • 2è relance
  • Mise en demeure

 

 

Syndic envoi lettre simple aux coproprietaires

Le centre de diffusion pour envoyer les courriers par publipostage aux copropriétaires

Pour cela, il suffit de  choisir le support de communication approprié, en cochant les PROPRIETAIRES destinataires des documents à envoyer.

Puis, saisir le titre du SUJET.

 

Ensuite, il est possible de saisir le MESSAGE de votre choix, avec a possibilité d'une mise en forme habituelle au traitement de texte :

  • Caractères gras
  • Taille de la police
  • Alinéas
  • Date et  heure
  • Mise en forme des lettrages
  • Données du syndic de copropriété
  • Données de la copropriété
  • Données du destinataire
  • Autres données

Pour valider l'envoi, cliquer sur ENREGISTRER


Aperçu de votre courrier avant envoi aux copropriétaires

Après avoir ENREGISTRER votre lettre, vous choissisez désormais le mode de transmission, soit :

  • par envoi postal
  • par remise en main propre
  • par mail
  • par lettre recommandée électronique
apercu-lettres-aux-coproprietaires-logiciel-vilogi

Aperçu de votre courrier avant envoi aux copropriétaires

Dans la deuxième partie de l'écran (en jaune), s'affiche l'aperçu entier de votre courrier pour permettre une relecture finale avant expédition

 

 

Les avantages des solutions en full web VILOGI

VILOGI, un visionnaire qui démocratise le télétravail dans la gestion immobilière


Si VILOGI s’imposait déjà comme l’acteur innovant de référence dans la gestion immobilière digitale, la crise sanitaire en fait désormais un allié de premier choix pour accompagner les gestionnaires dans leur activité.
En mode SaaS, ses logiciels totalement adaptés au télétravail peuvent être utilisés de n’importe quel endroit sans la moindre contrainte technique, ni d’équipement.

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Avec cette solution, accessible en ligne, aucune installation n’est nécessaire.
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Ce package de gestion tout inclus, comprend les logiciels, l’extranet, les applications mobiles, les API… Nous sommes d’ailleurs les seuls à avoir une bibliothèque d’API publique, qui permet à l’ensemble des solutions innovantes autour de l’immobilier, de collaborer pour une gestion immobilière dématérialisée.
De manière globale, l’offre permet ainsi de développer des modèles économiques originaux avec, par exemple, une mutualisation de back office ou une externalisation afin d’optimiser l’utilisation des ressources rares.
Les offres partenaires s’intègrent en toute simplicité grâce à la bibliothèque d'API.