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Encaisser les loyers

Gestion des locataires et du bail avec le logiciel de gérance locative

Encaisser les loyers

L'enregistrement de l'encaissement des loyers a des conséquences importantes dans la gestion du cabinet.
D'une part il y a lieu de tenir la gestion comptable des comptes du locataire, et d'autre part celui du bailleur.
Hors l'encaissement du loyer va déclencher à la fois les écritures pour chacune des parties, mais en plus c'est à ce moment précis que le calcul des honoraires sera effectué et les imputations comptables assurées par le logiciel.

Vous avez la possibilité d'enregistrer le reglement de vos locataires de plusieurs manières:

Paiement par chèque (chèques encaissés par le cabinet de gestion)
Paiement par virement (le locataire paie par virement)
Paiement par carte bancaire (à partir du Contrat de Vente à Distance du cabinet de gestion)
Paiement par prélèvement : le passage des écritures et calculs des honoraires sont effectués automatiquement par le logiciel)
Passage d'écritures automatiques (CAF et virements par exemples)

Comment accéder à l'écran pour encaisser le loyer du locataire

1 Onglet FINANCES

2 Lien ENCAISSER LES LOYERS

Ecran pour encaisser le règlement du loyer par le locataire

L'écran comprend 3 partie distinctes.

3 Zone de saisie de l'enregistrement du loyer: cette partie permet de saisir le détail de l'encaissement du loyer du locataire.

4 Zone pour visualiser l'encours détaillé du compte du locataire sélectionné. Cela permet au gestionnaire de voir en un clin d'oeil le détail du par le locataire (loyer principal, provision de charges....).

5 Liste de tous les locataires en instance de paiement. C'est la liste de tous les locataires débiteurs, cela permet au gestionnaire en cliquant sur l'icone en forme d'euro de récuperer toutes les données dans la zone 1.

Sélectionner le nom du locataire pour saisir son règlement

Sélectionner le locataire à encaisser dans la liste (cadre 3) en cliquant sur l'icône en forme d'Euro pour le faire apparaitre dans la partie supérieur de l'écran. Cela va permettre récupérer automatiquement toutes les données du loyer à encaisser (montant, période...).

Dans l'exemple ici, nous sélectionons le locataire nommé LOCATAIRE 5 pour faire apparaitre ses données dans le cadre n°1 en haut de l'écran, afin d'encaisser le loyer du mois de Mars.

Ecran détaillé de l'encaissement des loyers

Lorsque vous avez cliqué sur l'icone en forme d'EURO en face du nom du locataire, les informations relatives à ce locataire précis, apparaissent maintenant en haut de l'ecran, dans la partie détaillé pour effectuer l'enregistrement du paiement du locataire.

6 Nom du locataire (et celui du propriétaire) Lorsque le gestionnaire a cliqué sur l'icone en forme d'EURO, c'est le nom du locataire qui apparait ici.

7 Date de l'encaissement du loyer

8 Sélectionner le bien pour lequel le locataire éffectue un règlement (s'il est locataire de plusieurs biens par exemple).

9 Banque : c'est la banque qui aura été parametré par defaut qui apparait ici. Vous avez toutefois la possibilité de modifier cette information.

10 Journal : c'est le journal de banque qui apparait par défaut.

11 N° de pièce : saisir le numéro de chèque et le nom de la banque en abrégé si nécessaire.

12 Le libellé est affiché automatiquement avec le mot "reglt" pour indiquer qu'il s'agit d'un règlement auquel il est ajouté le libellé de l'écriture qui est à l'origine du paiement.

13 Le montant du loyer payé est affiché par defaut: possibiité de le modifier par celui qui apparait sur le reglement effectif du locataire.

14 Glisser Déposer le document (chèque) scané de manière à "attacher" ce document (GED) à l'écriture de règlement.Cette option est très utile pour le gestionnaire qui n'aura plus à photocopier, classer et archiver les chèques de règlements.

15 Reçu du paiement du loyer à imprimer : destiné aux paiement en espèces.

16 ENREGISTRER votre travail

17 Zone de pointage des éléments payés par le locataire. Cette fonctionnalité permet de mettre en adéquation les éléments payés par le locataire. Le logiciel "pointe" automatiquement le règlement avec le détail des éléments à payer, en partant du PLUS ANCIEN. Vous avez toutefois la possibilité de modifier cet ordre en dépointant les case à cocher (à gauche) et en cochant celles visées. Il convient de préciser que ce document de pointage est inutile si le locataire paie régulièrement ses loyers.

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

J'ai supprimé les appels de loyers et cela impacte les comptes des bailleurs

J'ai été obligée de supprimer les appels de loyers de septembre

Bonjour,
J'ai été obligée de supprimer les appels de loyers de septembre et lors de la manipulation, les appels de loyers d'aout ont été supprimés également.
Je les ai du coup refait, les appels de loyer sont bien sur les comptes locataire mais rien n'apparaît sur les comptes bailleur. Du coup ils sont tous faux.
Je vous remercie de bien vouloir m'aider.
Bien cordialement
E.A.

Allez voir dans locataire créditeurs

Bonjour,

Suite à votre malheureuse manipulation, il y a maintenant des icones mauve devant le nom des locataires.

Cliquer dessus pour rapprocher les reglements avec les rubriques payées.

Pour aller plus vite --> FINANCES --> LOCATAIRES CREDITEURS --> tout en haut il y un lien ->Locataires créditeurs multiples

Dans le nouvel écran vous pouvez rapprocher plusieurs locataires simultanément.

Cela ne prends que très peu de temps.

Lorsque les rapprochements reglement/rubriques sont faits, les reglements sont reportés sur les comptes des bailleurs et les honoraires sont calculés.

Cordialement
Ajouter des garants au bail du locataire

Ajouter des garants au locataire

Bonjour
je voudrais rajouter 2 garant sur le locataire VxxxxxxE.

Comment faire.
Merci de me dire
MME GO

Ajouter des garants au niveau du bail

Bonjour,

A partir de l'écran du bailleur ou du locataire --> aller sur le bail

Dans le cadre GARANTS -> ajouter un garant -> remplir les zone -> enregistrer -> le garant sera intégré et le document à lui faire signer sera disponible.

Cordialement
Les montants versés par le locataires ne figurent pas sur le compte du bailleur

Le locataire paie la même somme chaque mois, pourquoi le bailleur ne perçoit il pas le même montant?

Bonjour,
la locataire du bailleur XXXX paie la même somme chaque mois, pouvez vous nous dire pourquoi le bailleur ne perçoit il pas le même montant, notamment janvier et février 2021 ?
dans cette attente,
bien à vous

Le locataire a trop versé il devient locataire créditeur

Bonjour,

Le 04/01 le locataire a versé 1163.29€ correspondand au loyer 939.17€ + charges 65€ + un ancien solde de l'exercice précédent de 159,12€. -> chaque rubrique est bien passée sur le compte du bailleur
Le 02/02 le locataire verse 1163.29€ par erreur le même montant que février alors qu'il aurait du payer 1007.17€.
Du coup il a trop versé 159.12€ -> il devient créditeur ce qui constitue une anomalie -> il apparait d'ailleurs une icone mauve en forme d'écran pour signaler cette anomalie
Il n'est donc pas possible de reverser le trop versé par le locataire sur le compte du bailleur (Loi Hoguet).
Ces fonds trops versés restent sur le compte locataires créditeurs.

A ce stade il faudrait demander au locataire de déduire 159.12€ sur son prochain reglement de loyer de manière à que son compte soit régularisé.
Ainsi le total de ce qu'il aura versé correspondra à ce qui sera basculé sur le compte du bailleur.

Bien cordialement
Supprimer le lettrage des paiements du locataire avec les rubriques payées

Annuler tout le lettrage d'un compte locataire en une seule fois

Bonjour, j'utilise le logiciel de gestion locative depuis plusieurs mois et j'ai fais des mélanges dans l'engeristrement des paiements du locataires (qui paye son loyer par fragments).

Je souhaire donc annuler tout le lettrage d'un compte locataire, afin de refaire son compte proprement et recalculer les honoraires.

Est-ce possible et si ouin pourriez-vous m'indiquer comment le faire en une seule fois?

Merci d'avance,

Cordialement,

supprimer le lettrage des paiements locataire avec les logiciel immobilier VILOGI

Voici comment délettrer les paiements des locataires sur le logiciel immobilier gestion locative

Bonjour,

Oui, vous pouvez délettrer les paiements des locataires de tout un exercice en un seul clic, sur le logiciel de gestion locative immobilier.

Voici comment faire, mais auparavant vous devez mesurer les conséquences que cela aura sur le compte du bailleur.

1 - cela supprimera tous les honoraires/GLI calculés sur le compte du bailleur pour la période visée.

2 - Si les rapprochements paiement/rubriques payées n'étaient pas bien callés, lorsque vous allez les rapprocher proprement, cela aura pour effet de modifier tous les honoraires (puisqu'ils sont calculés sur les paiements des locataires), donc lors du re-lettrage, cela modifiera certainement le Compte Rendu de Gestion du bailleur pour la période.

3 - une fois ces informations prise en compte, le traitement prendra quelques minutes seulement pour repointer les paiements du locataire avec les rubriques. Vos comptes seront plus "propres".

Voici comment procéder:

1 - Aller sur l'écran du locataire

2 - sélectionner l'exercice que vous souhaitez dépointer (si tout le compte vous semble erroné, le mieux est de prendre l'exercice le plus ancien, puis de continuer jusqu'à l'exercice d'aujroud'hui.

3 - lorsque l'exercice est sélectionner, passer votre souris en haut de l'écran du locataire sur le montant qui apparait Solde dû, puis cliquer (vous aurez un message d'alerte, cliquer sur le bouton OUI.

C'est fait, tous les reglements du locataires sont décorellés, les honoraires sont supprimés sur le compte du bailleur, reste à repointer.

4 - aller dans LOCATAIRES CREDITEUR de l'onglet FINANCES, sélectionner le locataire, puis reconstituer les rapprochements paiements/rubriques.

Cordialement
Rejet du chèque du locataire pour absence de signature

Comment enregistrer le rejet de chèque du locataire pour absence de signature

J'ai enregistré le reglement du chèque du locataire.

Comment passer ce retour du chèque de la banque sur le logiciel de gestion locative ?

Merci

Procédure de retout du chèque du locataire

Bonjour,

Se positionner sur l'écriture de la remise de chèque.

Cliquer sur l'icone bleue devant l'écriture

Sur l'écran de modification il y a un bouton REJET DE PAIEMENT, cliquer dessus.

Modifier la date et enregistrer --> l'écriture est contre-passée --> il faudra dans ce cas supprimer le lettrage du 1er paiement avec la rubrique payée au départ, puis faire pointer l'annulation du chèque avec le paiement dans LOCATAIRE CREDITEUR.

Attention, ce rejet de chèque modifiera donc le CRG du bailleur ainsi que les honoraires.

Lorsque vous aurez passé à nouveau le chèque "signé" tout redeviendra normal sur le CRG.

Cordialement

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J'ai été obligée de supprimer les appels de loyers de septembre

Allez voir dans locataire créditeurs

Ajouter des garants au locataire

Ajouter des garants au niveau du bail

Le locataire paie la même somme chaque mois, pourquoi le bailleur ne perçoit il pas le même montant?

Le locataire a trop versé il devient locataire créditeur

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