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Facturer un locataire

Gestion des locataires et du bail avec le logiciel de gérance locative

Facturation d'une prestation à un locataire

L 'administrateur de biens en charge de la location immobilière est amené à payer des factures pour le compte soit du locataire, soit pour le propriétaire bailleur.

Le traitement "comptable" de ce processus est rendu complexe, mais VILOGI propose une solution qui permet au gestionnaire de passer les écritures simplement et naturellement.

Le système gère la partie complexe en tâche de fond rendue ainsi invisible pour l'administrateur de biens .

L'objectif étant de passer les écritures simplement, rapidement et sans risque d'erreur.

Ainsi, le gestionnaire ne saisira que l'information du fournisseur à l'origine de la facture et le nom de locataire auquel cette facture sera imputée.

Lors de la saisie, il n'y aura pas à passer par les comptes intermédiaires de "quittancement" ou de "facture à payer", le logiciel se chargera d'imputer ces comptes automatiquement.

Ecran pour accéder à l'enregistrement et paiement des factures et aux encaissements

1 Onglet FINANCES

2 Lien FACTURER UN LOCATAIRE

Saisir les éléments de l'écriture de la facture du fournisseur imputée au locataire

3 Sélectionner le nom du locataire auquel sera imputer la facture
On peut observer ici des numéros de compte inabituels. En effet l'équipe de VILOGI a créé cette numérotation spéciale pour simplifier le travail du gestionnaire.

Dans l'exemple ci-dessus: 411-1-2 LAVIGNE Pascaler (Bailleur DURANT Jacques)

411 est le numéro de compte commum à tous les locataires
-1- est le numéro séquentiel du bailleur
-2- est le numéro du locataire
LAVIGNE Pascaler est le nom du locataire
DURANT Jacques est le nom du bailleur

3 Sélectionner le locataire

4 Saisir la date de la facture

5 Sélectionner le Fournisseur dont le gestionnaire devra payer la facture

6 Sélectionner le journal (journal des OD par défaut)

7 Saisir le numéro de facture

8 Saisir le libellé de la facture

9 Saisir le montant TTC de la facture

10 Saisir le montant de la TVA figurant sur la facture

11 Scanner et enregistrer la facture digitalisée de manière a conserver le justificatif de l'écriture à n'importe quel moment

12 Enregistrer la saisie

13 Zone d'affichage des écritures passées prècédement

Système quie permet d'identifier le locataire et son bailleur

Le système de numérotation de compte des locataires proposé par VILOGI, permet d'identifier et de lier d'un simple regard, le numéro de compte et le nom du locataire d'une part, le numéro du bailleur et son nom d'autre part. Ce système judicieux vous fait gagner un temps précieux lors de la gestion de vos biens.

Exemple: le numéro de compte des locataires commencent toujours par 411.
Le numéro suivant est celui du bailleur qui apparaît après le 411, séparé par un trait d'union (-).
Le troisième et dernier chiffre est celui du locataire qui apparaît après le n° du bailleur.
A la fin de ces 3 chiffres apparaît le nom du locataire, puis entre parenthèses apparaît celui du propriétaire bailleur.

Conséquences des écritures passées sur le compte du locataire

La facture a été enregistrée sur le compte du fournisseur, il restera à payer cette facture.
Le montant de la facture a été imputée au locataire et figure maintenant sur son compte.

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Litige locataire jugé pour une ancienne dette

Un litige a été jugé avant que nous avions la gestion avec un ancien locataire

Bonjour
pour notre bailleur Sxxxxx : un litige a été jugé avant que nous avions la gestion avec un ancien locataire MR Lxxxxxx
Ce locataire envoie 30€ par mois pour régler ce litige
comment dois je passer les écritures comptables de ce virement dans la mesure ou le locataire na jamais été référencé chez nous sur le logiciel de gestion locative vilogi ?
MERCI par avance
cdt

Passer par un compte spécial pour gérer l'ancienne dette du locataire

Bonjour,

Il ne s'agit pas à ce stade de gérer des loyers d'un locataire, mais d'une dette de l'ancien locataire qui ne fait plus parti du procéssus (loyer/quittance à recouvrer...) habituellement géré sur le logiciel des gestion locative.

Nous ne pouvons que vous conseiller de créer un compte «comptable» spécial sur lequel vous entrerez (écriture manuelle) les fonds que verse cette personne à la banque.

Puis périodiquement vous solderez ce compte par un versement sur le compte du bailleur et éventuellement lui retenir des honoraires (à passer manuellement aussi).

Le compte spécial pourrait être par exemple un compte de la classe 462 Créditeurs divers

Pour créer ce compte sur le logiciel de gestion locative, aller sur le plan comptable (Parametrage puis plan comptable)

Créer un nouveau compte 4620 0001 Mr XX (nom de l'ancien locataire)

(le numéro de compte doit avoir 8 chiffres)

Bonne comptabilité
Rejet du chèque du locataire pour absence de signature

Comment enregistrer le rejet de chèque du locataire pour absence de signature

J'ai enregistré le reglement du chèque du locataire.

Comment passer ce retour du chèque de la banque sur le logiciel de gestion locative ?

Merci

Procédure de retout du chèque du locataire

Bonjour,

Se positionner sur l'écriture de la remise de chèque.

Cliquer sur l'icone bleue devant l'écriture

Sur l'écran de modification il y a un bouton REJET DE PAIEMENT, cliquer dessus.

Modifier la date et enregistrer --> l'écriture est contre-passée --> il faudra dans ce cas supprimer le lettrage du 1er paiement avec la rubrique payée au départ, puis faire pointer l'annulation du chèque avec le paiement dans LOCATAIRE CREDITEUR.

Attention, ce rejet de chèque modifiera donc le CRG du bailleur ainsi que les honoraires.

Lorsque vous aurez passé à nouveau le chèque "signé" tout redeviendra normal sur le CRG.

Cordialement
Ajouter des garants au bail du locataire

Ajouter des garants au locataire

Bonjour
je voudrais rajouter 2 garant sur le locataire VxxxxxxE.

Comment faire.
Merci de me dire
MME GO

Ajouter des garants au niveau du bail

Bonjour,

A partir de l'écran du bailleur ou du locataire --> aller sur le bail

Dans le cadre GARANTS -> ajouter un garant -> remplir les zone -> enregistrer -> le garant sera intégré et le document à lui faire signer sera disponible.

Cordialement
Locataire avec allocation et reglement automatique

Différence entre ALLOCATAIRE et REGLEMENT AUTOMATIQUE

Bonjour ,

Si nous supprimons la liste des reglements automatiques, est ce que VILOGI tiendra compte du seul pavé "Allocataire "et deduira le montant renseigné du montant a prelever directement au Locataire ??

Sauf incomprehension de ma part , nous avons echangé il y a quelques jours avec un de vos collaborateurs qui a affirmé que ce champs Reglement auto et le champs Allocataire etaient liés et devaient etre tous 2 renseignés pour que le systeme decompte le montant du prelevement direct Locataire.

Nous agacons depuis pres de 3 mois une partie de nos allocataires car les Droits CAF ne sont pas correctement prit en compte par Vilogi ... Il nous faut connaitre le parametrage exact pour que

1 - Le systeme deduise les Droits CAF des allocataires du montant que nous devons leur prelever

2 - Que le systeme n'ecrive pas les ecritures en auto.

Merci pour votre retour,

A.

Traitement des allocataires et des reglements automatiques

Bonjour,

Voici le procéssus.

1 - Le renseignement sur ALLOCATAIRE permet de déduire le montant uniquement sur les prélèvements du locataire. Cela ne passe pas d'écriture.

2 - Le renseignement sur Liste des règlements automatiques permet de passer des écritures périodiquement et automatiquement sur le compte du locataire.

Cordialement
Les montants versés par le locataires ne figurent pas sur le compte du bailleur

Le locataire paie la même somme chaque mois, pourquoi le bailleur ne perçoit il pas le même montant?

Bonjour,
la locataire du bailleur XXXX paie la même somme chaque mois, pouvez vous nous dire pourquoi le bailleur ne perçoit il pas le même montant, notamment janvier et février 2021 ?
dans cette attente,
bien à vous

Le locataire a trop versé il devient locataire créditeur

Bonjour,

Le 04/01 le locataire a versé 1163.29€ correspondand au loyer 939.17€ + charges 65€ + un ancien solde de l'exercice précédent de 159,12€. -> chaque rubrique est bien passée sur le compte du bailleur
Le 02/02 le locataire verse 1163.29€ par erreur le même montant que février alors qu'il aurait du payer 1007.17€.
Du coup il a trop versé 159.12€ -> il devient créditeur ce qui constitue une anomalie -> il apparait d'ailleurs une icone mauve en forme d'écran pour signaler cette anomalie
Il n'est donc pas possible de reverser le trop versé par le locataire sur le compte du bailleur (Loi Hoguet).
Ces fonds trops versés restent sur le compte locataires créditeurs.

A ce stade il faudrait demander au locataire de déduire 159.12€ sur son prochain reglement de loyer de manière à que son compte soit régularisé.
Ainsi le total de ce qu'il aura versé correspondra à ce qui sera basculé sur le compte du bailleur.

Bien cordialement

Les avantages des solutions en full web VILOGI

LA GESTION IMMOBILIÈRE EN TÉLÉTRAVAIL!

Créé en 2010, VILOGI est un éditeur de logiciels nouvelle génération.
Développés en full web, ces outils s’adressent aux professionnels de l’immobilier, administrateurs ou bailleurs sociaux désireux de trouver des solutions dématérialisées de gestion de syndics de copropriété et de gestion locative.
Indispensables par les temps qui courent.
Premier éditeur de logiciels métiers en mode full web, VILOGI revendique sa volonté d’accompagner la transformation digitale des acteurs de la copropriété et de la gestion de biens.
Contrairement à d’autres logiciels, ces outils ne dépendent d’aucun système d’exploitation et sont directement accessibles en ligne.
On peut se connecter de n’importe où et avoir accès à la totalité de ses documents.
Un atout non négligeable dans le contexte de crise sanitaire actuel où le télétravail s’impose...

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Un litige a été jugé avant que nous avions la gestion avec un ancien locataire

Passer par un compte spécial pour gérer l'ancienne dette du locataire

Comment enregistrer le rejet de chèque du locataire pour absence de signature

Procédure de retout du chèque du locataire

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Différence entre ALLOCATAIRE et REGLEMENT AUTOMATIQUE

Traitement des allocataires et des reglements automatiques

Le locataire paie la même somme chaque mois, pourquoi le bailleur ne perçoit il pas le même montant?

Le locataire a trop versé il devient locataire créditeur