Transfert des appels de fonds syndic en gestion locative automatiquement

Pré requis : Il est nécessaire de disposer d'un compte utilisateur, comprenant le même identifiant (login) et un mot de passe, qui permette d'accéder à la fois au compte Syndic et au compte Gestion Locative (GL). Ce compte est indispensable pour établir la liaison entre les bailleurs et les copropriétaires.

Cependant, une fois que cette association est effectuée avec succès, il n'est plus nécessaire de posséder un compte utilisateur avec un accès au compte Syndic et GL pour effectuer les transferts de données ou d'informations.

La synchronisation s'appliquera uniquement aux appels de fonds, et ce, depuis la section Syndic. Seuls les lots non occupés par le copropriétaire seront transmis à la comptabilité de la gestion locative.

Par exemple, si MARIE Edit n'occupe pas le lot n°403, seuls les montants des appels de fonds relatifs à ce lot seront envoyés à la comptabilité de la gestion locative.

Pour modifier les lots sur la fiche du syndic, vous devez le faire via le « petit rouage » présent sur ce dernier. 

Pour améliorer la correspondance entre un Lot (dans la partie Syndic) et un Bien (dans la Gestion Locative), il est recommandé de renseigner les numéros des lots directement dans la fiche du bien. Par exemple, si le bien correspond aux lots n° 205 et n° 403, il faut indiquer « 205, 403 » dans la fiche, en séparant les numéros par une virgule. Les écritures seront alors automatiquement générées avec les informations mises à jour, tant pour les déclarations foncières que pour les documents relatifs aux appels de fonds.

1 - Depuis un compte SYNDIC, vous pouvez accéder à la fiche d'un copropriétaire, puis sélectionnez l'option "Modifier le copropriétaire" et cliquez sur le bouton « Attachement du propriétaire ». Vous serez redirigé vers la liste des bailleurs, où vous devrez choisir le bailleur concerné et cocher les options pour synchroniser les coordonnées et/ou la comptabilité. Il n’est pas nécessaire d’enregistrer. L’enregistrement est automatique. Une fois cette opération réalisée, le copropriétaire et le bailleur seront liés.

2 - Vous pouvez également effectuer cette action depuis un compte GESTION LOCATIVE en suivant le même processus. Pour cela, accédez à la fiche d'un bailleur, sélectionnez "Modifier le bailleur", puis cliquez sur le bouton « Attachement du bailleur ». Vous serez dirigé vers la liste des copropriétaires, où vous pourrez choisir le copropriétaire concerné et sélectionner les options de synchronisation des coordonnées et/ou de la comptabilité.

Il est inutile de le faire des deux côtés, une seule liaison suffit.

Si vous avez activé l'option de synchronisation des coordonnées, toute modification apportée à la fiche d'un bailleur ou d'un copropriétaire sera automatiquement répercutée sur les autres fiches associées.

Ainsi, lorsque vous modifiez les informations de contact d'un bailleur ou d'un copropriétaire (par exemple, l'adresse, le numéro de téléphone ou l'email), ces changements seront instantanément synchronisés sur les fiches correspondantes. Cela garantit que les données restent cohérentes et à jour, évitant les erreurs ou les doublons dans la gestion des informations entre les différents comptes et utilisateurs.

Depuis la copropriété, accédez à l'onglet "Copropriété", puis sélectionnez "Appel de fonds".

1 - Cliquez ensuite sur le bouton « Transfert des appels de fonds ».

Ce bouton n'apparaît que si des copropriétaires de la copropriété sont déjà liés à un bailleur en gestion locative.

2 - Sélectionnez les appels de fonds à transférer en cochant la case au début de chaque ligne correspondante.

3 - Cliquez sur « Transfert Appel de fonds ».

Notez qu'un appel de fonds déjà transféré ne sera plus affiché dans la liste, afin d'éviter toute duplication dans la saisie comptable.

Le processus du côté syndic se termine ici. Il sera nécessaire de répéter cette opération pour chaque copropriété ayant un couple Bailleur/Copropriétaire.

À bien noter : Si l’ADF est supprimé en gestion locative, il réapparaîtra automatiquement dans la liste de vos appels de fonds en syndic.

Pour les transferts suivants, le système reconnaîtra automatiquement le fournisseur utilisé.

Un message apparaîtra sur votre page d'accueil pour vous avertir de la présence d'écritures sans fournisseur. Vous devrez alors remplir le champ "contrepartie" avec le bon fournisseur, à savoir la SDC :