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Edition de pré-état daté ou d'état daté sur VILOGI

Procédure automatisée pour gérer les mutations de lots avec le logiciel syndic de copropriété VILOGI

Edition des documents de vente sur votre logiciel syndic

Afin de simplifier la gestion des documents de vente sur votre logiciel de syndic en ligne, nous avons dévéloppé la partie de génération des pré-état et état daté qui automatise la procédure d'édition de ces derniers.

Dans ce tutoriel, nous allons suivre la procédure de génération de pré-état ou d'état daté sur VILOGI étape par étape, pour une manière simple et rapide d'édition des documents de vente.

Comment éditer un pré-état daté ou un état daté sur VILOGI

Pour commencer l’édition de votre pré-état date, allez sur la fiche du propriétaire-vendeur puis cliquez sur « Gérer un lot », comme ci-dessous :

Choisir les lots et éditer le document

A l’étape suivante, vous devez choisir les lots qui vont être vendus puis la date de mutation envisagée.

Ensuite, cliquez sur « Générer » pour que le logiciel pré-édite votre document de vente.

Ajouter les frais de délivrance sur le pré-état daté ou l’état daté

Si vous avez déjà facturé le propriétaire pour la prestation réalisée, la facture sera automatiquement visible dans le document édité.

Par contre, si la facture n’existe pas encore, le logiciel vous propose l’édition de la facture des frais de délivrance dè que vous cliquez sur le bouton "Générer"

Quand vous validez votre document de vente (en cliquant sur le check vert), le logiciel vous propose l’édition d’une facture de frais de délivrance si aucune facture a été générée avant.

Dans « type de facture » vous pouvez choisir parmi « aucune facture » (dans ce cas, aucune facture sera éditée), « ajouter au mandat » (pour ajouter la prestation annexe au mandat, le logiciel va générer la facture à la date souhaitée) et « facture simple » pour éditer une facture de suite. La facture éditée sera validée de suite et sera visible sur le document de vente édité.

Vérifiez et mettez à jour les valeurs des documents de vente

Le logiciel vous accompagne dans l’édition de pré-état ou d'état daté. Avant de générer le document final, le logiciel vous permet de revoir toutes les valeurs du document final (les budgets, les impayés, les montants des avances, des travaux en cours, etc).

Bien évidemment, toutes les valeurs restent modifiables. Si vous souhaitez en modifier une, il vous suffit de cliquer dessus pour changer les montants.

A la fin de modification/vérification, cliquez sur "Enregistrer" pour accéder à l'étape suivante.

Attention ! Si vous souhaitez comprendre la place de ces valeurs sur le document final, vous pouvez cliquer sur la petite ? afin d'avoir l'aperçu des valeurs sur le document.

Création du notaire sur VILOGI

Attention, tout en bas de l’écran dans la catégorie « Autre » du document final, vous pouvez renseigner le nom du notaire. Pour le saisir sur VILOGI, vous devez le faire au préalable dans « FOURNISSEURS » puis « Homme de loi ». Les notaires rajoutés ici une fois, seront automatiquement enregistré pour tous les immeubles en gestion.

Créer le notaire dans "Homme de loi"
Choisir le notaire lors de l'édition du document de vente

Consultation ou modification du document édité

Votre document de vente a été édité ! Le logiciel vous génère à la fois un pré-état et un état daté.

Les différentes icônes disponibles lors de la génération du document

Au niveau du document généré, vous avez plusieurs icônes, comme indiqué ci-dessous :

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Vente d'un lot dans la copropriete suite à une vente de lots

Vente d'un lot dans la copropriete suite à une vente de lots

Bonjour et surtout merci,
J'ai deja procédé dans un premier temps à retirer les lots à Monsieur PXX . Je les ai attribués à mademoiselle DXX.

Les dates entrées et sorties sont donc remplis.

Ce sont les écritures comptables qui posent problemes...
Désolé, mais la je galère vraiment... Nicolas B.
Comment transférer les appels de fonds sur l'acquéreur

J'aimerais savoir comment transferé les appels de fonds 2ème trimestre 2018

Bonjour,
J'aimerais savoir si il est possible et comment transferé les APPEL DE FONDS 2EME TRIMESTRE 2016
AFB454549 de 346,73€ ainsi que les Fonds de travaux loi Alur
AFB454549 de 22,95€ de Madame BIxxxxx vers Monsieur Dxxxxx. En effet, les appels de charges ont été édité avant la création de la vente Dxxxx-Bxxxxx or, monsieur Dxxxxxest devenue acqéreur au 22 mars 2018, c'est donc lui qui doit payer les charges du 1er avril et non madame Bxxxxx.
(Lot 4/1004)

Même en ayant suivi la procédure que vous m'avez indiqué, le solde du est toujours au nom de madame Bxxxxx et non au nom de Monsieur Dxxxx. Comme j'ai pu vous l'expliquer dans le message précédent, tout a été transféré correctement sur monsieur Dxxxx mis a part l'appel de charges de 346.73+22.95€ que j'ai fait avant d'avoir effectué la mutation (grosse erreur!) alors que c'est monsieur Dxxx qui était propriétaire au 1er avril l'appel de fond ayant été réalisé avant que monsieur Dxxxx soit crée, il a ete édité et mis au nom de madame Bxxxx.
Cordialement,
Vente de lots et mutation sur les comptes vendeur et acquéreur

L'appel de fonds ne se génère pas sur le compte de l'acquéreur

Bonjour, Dans la copropriété des 3 carreaux Mme Sxxxxxx a acquis les lots 55 17 et 18 de TARASCON VILLE le 05 mars 2017. j'ai appliqué la procédure de mutation partielle et les reprises sont correctes sur le compte client. Les appels de fonds sont mensuels et à terme échu (mars appelé fin mars).

Mme Sxxxxxx doit donc régler l'intégralité du mois de mars . Or son appel de fonds ne se génère pas.

Merci par avance pour votre aide

Cordialement

Je sais mais il s'agit effectivement d'une décision d'AG adoptée dans les conditions de l'article 26 en 2011 "l'assemblée générale décide de facturer à terme échu et mensuellement les appels de fonds de chaque copropriétaire"

A l'époque notre direction a décidé d'appliquer les même modalités de réglement que pour les loyers ...

Pouvez-vous trouver une solution d'urgence car j'aurai le problème à chaque vente et mes appels de fonds doivent partir au plus tard demain ....

Par avance merci

Voici les écritures à passer sivous souhaitez éviter la procédure automatique de mutation des lots de la copropriété

Normalement la date d'éxigibilité des paiements de charges liées au buget prévisionnel se fait à l'avance (le premier jour du trimestre) et non à terme échu.

Est-ce que le règlement de copropriété fait mention de la date d'éxigibilité des paiements de charges ou est-ce que cela est une décision collective de la copropriété suite à une AG?

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Bonjour,

1 - lors d'une mutation, le compte du propriétaire vendeur reste du au syndicat, quelle que soit les modalités de reglement de l'ADF (terme échu). Donc aucun impact sur la mutation.

2 - vous devez donc procéder au traitement de la mutation, qui consiste d'une partà transféréer les lots, mais surtout à reproduite les appels de fonds sur de compte de l'acquéreur de manière à pouvoir continuer la gestion, notamment à effectuer la régularisation des comptes en fin d'exercice sur le compte de l'acquéreur.

3 - la procédure de mutation de modifie en rien, les dettes ou créances du vendeur.

A partir de ces règles il vous appartient de procéder aux mouvements de mutations indépendamment du logiciel.

Voici les écritures qui sont passées lors d'une mutation

1 - Sur le compte du vendeur
Débit 701 Appel de fonds (le montant de tous les appels de fonds de l'exercice) exemple Appel T1 500€ + Appel T2 500€ = 1000€
Crédit 450 cpt du vendeur 1000€

2 - Sur le compte de l'acquéreur
Débit 450 cpt de l'acquéreur 1000€
Crédit 701 Appel de fonds (le montant de tous les appels de fonds de l'exercice) 1000€

3 - Ecritures d'équilibrage sur le compte de l'acquéreur + celui du vendeur
Débit 450 cpt du vendeur 1000€
Crédit 450 cpt de l'acquéreur 1000€

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Vous remarquerez que les soldes des comptes du vendeur et de l'acquéreur ne sont modifiés à la suite de ces écritures.

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Vous devez procéder de la même manière pour les avances de trésorerie, les fonds travaux ALUR ainsi que les appels de fonds travaux s'il y en a.

Cordialement
Ecriture de vente erronée en copropriété comment corriger

Je me suis trompé sur les mouvements de mutation

Bonjour, Je viens de m'apercevoir qu'une écriture de vente était erronée.

Vente SLOXXXXXX à PILXXXX en 10/2017. J'avoue ne pas avoir vu avant que le compte avance de trésorerie n'avait pas été crédité chez Les acquéreurs.

Mon compte SLOXXXXXX bénéficie toujours de l'avance de trésorerie.

Quelle écriture dois-je faire pour modifier cela sans toucher la compta et modifier les soldes copropriétaires?

Voici les écritures de mutation à passer pour corriger

Voici les écritures qui sont passées lors d'une mutation

1 - Sur le compte du vendeur
Débit 103xxx Avance de trésorerie (le montant des avances qui figurent sur le compte du vendeur) exemple 100&euro
Crédit 450 cpt du vendeur 100€

2 - Sur le compte de l'acquéreur
Débit 450 cpt de l'acquéreur 1000€
Crédit 103xxx Avance de trésorerie 100€

3 - Ecritures d'équilibrage sur le compte de l'acquéreur + celui du vendeur
Débit 450 cpt du vendeur 100€
Crédit 450 cpt de l'acquéreur 100&euro
S'il s'agit des fonds de travaux, prendre le compte 105000xx

Cordialement
Vente d'un lot et changement de coproprietaire

Vente d'un lot et changement de coproprietaire avec le logiciel syndic de copropriete

Suite à un changement de propriétaire, dois je changer le nom sur la fiche de mon ancien propriétaire, ou créer une autre fiche de propriétaire et de réattribuer les lots.
Car dans ce dernier cas, j'ai peur que les écritures financière ne soit pas réattribué au nouveau propriétaire car j'aurais bien sur à faire face à une régularisation (positive ou négative ) en clôture d'exercice.
Merci

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Vente d'un lot dans la copropriete suite à une vente de lots

J'aimerais savoir comment transferé les appels de fonds 2ème trimestre 2018

L'appel de fonds ne se génère pas sur le compte de l'acquéreur

Voici les écritures à passer sivous souhaitez éviter la procédure automatique de mutation des lots de la copropriété

Je me suis trompé sur les mouvements de mutation

Voici les écritures de mutation à passer pour corriger

Vente d'un lot et changement de coproprietaire avec le logiciel syndic de copropriete