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Envoi des lettres recommandées électroniques

L'envoi de lettres recommandées électroniques aux copropriétaires avec le logiciel syndic VILOGI

Quelles types lettres recommandées électroniques pouvez vous envoyer ?

Tous les courriers et documents numériques (joints aux lettres recommandées), proposés dans la fonctionnalité du CENTRE DE DIFFUSION du logiciel de syndic VILOGI (et pour le logiciel de gérance immobilière) peuvent être envoyés par le syndic en mode de lettres recommandées électroniques.

Lettres recommandées électroniques aux membres du conseils syndical et aux copropriétaires :

Convocation aux AG (incluants tous les documents joints)
PV des AG (incluants tous les documents joints
Lettres de relances
Lettres types
Lettres particulières
Lettres d'information

Lettres aux autres acteurs de la copropriété :

Lettres aux fournisseurs

Accés au parametrage du compte du syndic de la copropriété

Il est nécessaire de paramétrer le compte du syndic pour donner accès à la fonctionnalité d'envoi des lettres recommandées électroniques à partir du logiciel de syndic

Pour information, la plateforme VILOGI permet aussi par le même processus d'envoyer les lettres recommandées avec le logiciel de gestion locative.

Dans ce cas, les lettres recommandées électroniques peuvent être envoyées aux locataires ou pour les propriétaires bailleurs.

Menu PARAMETRAGE en haut à droite de chaque écran
Rubrique LETTRE RECOMMANDEE ELECTRONIQUE

Remplir le formulaire d'envoi du courrier recommandé électronique

5 . Onglet COPROPRIETE

Remplir le formulaire d'envoi du courrier
Choisir le type de document à envoyer

Sélectionner le mode d'envoi Lettre Recommandée Electronique (LRE)

C'est à cet endroit que l'on peut sélectionner les différents types d'envoi :

Impression des documents pour envoi par voix postale (distribution par la poste)
Impression des documents pour remise en main propre (distribition par le gardien par exemple)

Envoi par email (les copropriétaires recevront leurs documents dans leur boite mail à condition d'avoir communiqué leur email au syndic)
Envoir par Lettre Recommandée Electronique (LRE)

Cliquer sur l'icône LETTRE RECOMMANDEE ELECTRONIQUE

Redirection pour configuration de l'envoi du courrier recommandé électronique aux copropriétaires

Lors de la première connection à l'envoi des lettres recommandées électroniques de la copropriété, le logiciel proposera automatiquement une redirection pour la configuration de votre compte pour ce service.

5 . Redirection pour la configuration de votre compte pour l'envoi de lettres recommandées électroniques

Configurer de l'envoi du courrier recommandé électronique de la copropriété

L'écran de parametrage qui s'ouvre fait apparaitre :

4 zones correspondantes aux 3 étapes à suivre
1 zone pour consulter les envois recommandées qui auront été effectués sur cette copropriété

6 . Pour ajouter du crédit à votre compte (il s'agit d'acquérir un stock d'envois de lettres recommandées électroniques).

7 . Donner les droits à une ou plusieurs copropriétés à pouvoir envoyer des lettres recommandées

8 . Faire le choix des notifications du changement d'état

9 . Historique des envois recommandés

Acquérir un stock d'envoi de lettres recommandées électroniques par le syndic de copropriété

Pour acheter un lots de lettres recommandées, cliquer sur le bouton VERT "AJOUTER UN CREDIT A VOTRE COMPTE"

Cliquer sur le bouton vert pour acheter un crédit de lettres recommandées
Ici pour voir combien de crédit (nombre de lettres recommandées électroniques) reste-il dans le compte du syndic
Cliquer sur le lien pour payer la facture et créditer votre compte

Saisir le nombre de lettres recommandées électroniques souhaité et le mode de paiement

Le syndic achète un crédit de lettres recommandées éléectroniques pour ses copropriétés :

Ce crédit constitue sa capacité à envoyer des lettres recommandées électroniques à tout moment, dès l'instant où il dispose d'une capacité suffisante
Il disposera ainsi d'un stock d'envoi de lettres recommandées qu'il pourra utiliser à son gré pour envoyer les lettres recommandées aux copropriétaires, quelle que soit la copropriété
A tout moment, le syndic peut connaitre le stock de lettres recommandées restant à utiliser (capacité d'envoi)

Saisir le nombre de lettres recommandées
Saisir le mode de reglement

ATTENTION: la disponibilité des lettres recommandées varie en fonction du mode de reglement!
- Paiement par Carte bancaire : disponibilité immédiate après le reglement
- Paiement par VIREMENT: disponibilité après 72 heures les jours ouvrés (hors week-end et jours feriés)
- Paiement par chèque bancaire: disponibilié après encaissement effectif du chèque par VILOGI
Lorsque la quantité et le mode de reglement sont choisis, cliquer sur le bouton CONTINUER pour acceder au règlement :

La disponibilité des lettres recommandées dépend du type de reglement choisi par le syndic de copropriété

L'achat de crédits (capacité d'envoi d'un nombre de lettres recommandées électroniques) se fait AU COMPTANT
La disponibilité des crédits dépend du mode d'envoi

Il est fortement recommandé aux syndic d'acheter des crédits de lettres recommandées en quantité suffisantes, suffisament à l'avance, pour en disposer au moment souhaité!!!

ATTENTION: la disponibilité des lettres recommandées varie en fonction du mode de reglement!

Paiement par CARTE BANCAIRE : disponibilité immédiate après le règlement
Paiement par VIREMENT: disponibilité après 48 heures les jours ouvrés (hors week-end et jours feriés)
Paiement par CHEQUE BANCAIRE : disponibilié après encaissement effectif du chèque par VILOGI

FIN du paramétrage et de l'achat des lettres recommandées électroniques

A ce stade, le syndic dispose d'une capacité d'envoi d'un lot de lettres recommandées :

Il suffit:

Soit de revenir dans le centre de diffusion (Onglet COPROPRIETE --> CENTRE DE DIFFUSION) et de reprendre l'envoi des lettres recommandées entamé au début de cette procédure en cliquant sur l'icone comme indiqué ci-dessous:
Soit de commencer un envoi de lettres recommandées depuis le début

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Rien dans le récapitulatif des envois pour mes lettres recommandées électroniques envoyées

Bonjour,
J'ai fais un envoi de lettre recommandé électronique ce jour avec le logiciel de gestion syndic, mais rien ne s'affiche dans le récapitulatif des envois.

Comment savoir si les courriers sont bien envoyés ?
J'ai suivi la procédure j'ai reçu des mails pour validé mon compte.
J'ai refais l'envoi mais toujours pas de déduction des LRE.
J'ai même racheter des crédits pour refaire le test.
Il faut voir les autres courrier d'Assemblée Générale des copropriétaires envoyés pour lesquel il n'y a pas de suivi de l'envoi cela ont été choisi en LRE.
L'icone ne s'affiche pas.J'ai eu l'autorisation des propriétaires pour l'envoi LRE. Il y a t-il un endroit particulier a renseigner surVILOGI pour valider cette autorisation ?
Mais lorsque je clique sur LRE lors de l'envoi du courrier on me dis que m'a demandé est prise en compte mais rien ne se passe.
Merci de votre aide

Procédure pour l'envoi des lettres recommandées électroniques

Bonjour,

Il suffit de vous assurer que le propriétaire a bien la case cochée sur le logiciel syndic de copropriété (la procédure est similaire pour le logiciel de gestion locative)

-> Propriétaire ->Modifier le propriétaire

-> tout en bas -> Mode d'envoi ->Courrier Recommandé (Convocation AG) -> Cocher la case Mail (elle l'est par défaut lors de la création des copropriétaires)

Lors de l'envoi d'un courrier, assurez vous que vous avez rempli la zone «Sujet» et «Message»

Puis dans l'écran d'envoi il suffit de cliquer sur le bouton LETTRE RECOMMANDEE ELECTRONIQUE.

Vous devez aussi disposer des droits utilisateurs pour avoir accès à cette fonctionnalité, sinon cela ne fonctionnera pas.

Vous disposerez ensuite de tous les justificatifs détaillés par envoi/status/copropriétaire.

Dans le menu Lettre recommandée Electronique du menu PARAMETRAGE figure aussi l'état de vos envois détaillés par copropriétés au format Excel.

Cordialement
Copropriétaires en échec de réception des lettres recommandées électroniques

Lettres recommandées retournées en echec pour l'envoi des convocation AG

Bonjour,

Nous avons envoyé le 06/02/18 la convocation en Lettre Recommandée Electronique, mais à ce jour 4 copropriétaires sont en échec de réception, dont M LECxxxx, MILxxxx, ROSxxxx, SCI Pxxxxx.

La date limite d'envoi étant le 10 février, nous vous remercions de bien vouloir faire le nécessaire afin qu'ils puissent la réception. Comptant sur votre prompt retour. Cordialement

Vous devez enregistrer les prénoms des copropriétaires pour valider les envois des lettres recommandées électroniques

Bonjour,

Pour ces 4 copropriétaires en échec des envois des LRE, il manque les prénoms.

Comme indiqué sur notre précédente réponse, vous DEVEZ ABSOLUMENT indiquer UN NOM ET UN PRENOM pour chacun des destinataires des LRE.

En effet un destinataire est identifié par un NOM et un PRENOM ou encore le nom du responsable lorsqu'il s'agit d'une personne morale comme une SCI.

Lorsque vous aurez enregistré les prénoms des copropriétaires, les LRE pourront être envoyées à nouveau et elles parviendront aux copropriétaires destinataires.

Bien cordialement

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Procédure pour l'envoi des lettres recommandées électroniques

Lettres recommandées retournées en echec pour l'envoi des convocation AG

Vous devez enregistrer les prénoms des copropriétaires pour valider les envois des lettres recommandées électroniques