Envoi des lettres recommandées électroniques

Tous les courriers et documents numériques (joints aux lettres recommandées), proposés dans la fonctionnalité du CENTRE DE DIFFUSION du logiciel de syndic VILOGI (et pour le logiciel de gérance immobilière) peuvent être envoyés par le syndic en mode de lettres recommandées électroniques.

Lettres recommandées électroniques aux membres du conseils syndical et aux copropriétaires :

• Convocation aux AG (incluants tous les documents joints)
• PV des AG (incluants tous les documents joints
• Lettres de relances
• Lettres types
• Lettres particulières
• Lettres d'information

Lettres aux autres acteurs de la copropriété :

• Lettres aux fournisseurs

Il est nécessaire de paramétrer le compte du syndic pour donner accès à la fonctionnalité d'envoi des lettres recommandées électroniques à partir du logiciel de syndic

Pour information, la plateforme VILOGI permet aussi par le même processus d'envoyer les lettres recommandées avec le logiciel de gestion locative.

Dans ce cas, les lettres recommandées électroniques peuvent être envoyées aux locataires ou pour les propriétaires bailleurs.

1. Menu PARAMETRAGE en haut à droite de chaque écran
2. Rubrique LETTRE RECOMMANDEE ELECTRONIQUE

 5 .  Onglet COPROPRIETE

• Remplir le formulaire d'envoi du courrier 
• Choisir le type de document à envoyer

C'est à cet endroit que l'on peut sélectionner les différents types d'envoi :

• Impression des documents pour envoi par voix postale (distribution par la poste)
• Impression des documents pour remise en main propre (distribition par le gardien par exemple)

• Envoi par email (les copropriétaires recevront leurs documents dans leur boite mail à condition d'avoir communiqué leur email au syndic)
• Envoir par Lettre Recommandée Electronique (LRE)

4. Cliquer sur l'icône LETTRE RECOMMANDEE ELECTRONIQUE

Lors de la première connection à l'envoi des lettres recommandées électroniques de la copropriété, le logiciel proposera automatiquement une redirection pour la configuration de votre compte pour ce service.

 5 . Redirection pour la configuration de votre compte pour l'envoi de lettres recommandées électroniques

L'écran de parametrage qui s'ouvre fait apparaitre :

• 4 zones correspondantes aux 3 étapes à suivre
• 1 zone pour consulter les envois recommandées qui auront été effectués sur cette copropriété

6 . Pour ajouter du crédit à votre compte (il s'agit d'acquérir un stock d'envois de lettres recommandées électroniques).

7 . Donner les droits à une ou plusieurs copropriétés à pouvoir envoyer des lettres recommandées

8 . Faire le choix des notifications du changement d'état

9 . Historique des envois recommandés

Pour acheter un lots de lettres recommandées, cliquer sur le bouton VERT "AJOUTER UN CREDIT A VOTRE COMPTE"

9. Cliquer sur le bouton vert pour acheter un crédit de lettres recommandées
10. Ici pour voir combien de crédit (nombre de lettres recommandées électroniques) reste-il dans le compte du syndic
11. Cliquer sur le lien pour payer la facture et créditer votre compte

Saisir le nombre de lettres recommandées électroniques souhaité et le mode de paiement

Le syndic achète un crédit de lettres recommandées éléectroniques pour ses copropriétés :

• Ce crédit constitue sa capacité à envoyer des lettres recommandées électroniques à tout moment, dès l'instant où il dispose d'une capacité suffisante
• Il disposera ainsi d'un stock d'envoi de lettres recommandées qu'il pourra utiliser à son gré pour envoyer les lettres recommandées aux copropriétaires, quelle que soit la copropriété
• A tout moment, le syndic peut connaitre le stock de lettres recommandées restant à utiliser (capacité d'envoi)

13. Saisir le nombre de lettres recommandées
14. Saisir le mode de reglement
    
    ATTENTION: la disponibilité des lettres recommandées varie en fonction du mode de reglement!
    • Paiement par Carte bancaire : disponibilité immédiate après le reglement
    • Paiement par VIREMENT: disponibilité après 72 heures les jours ouvrés (hors week-end et jours feriés)
    • Paiement par chèque bancaire: disponibilié après encaissement effectif du chèque par VILOGI
15. Lorsque la quantité et le mode de reglement sont choisis, cliquer sur le bouton CONTINUER pour acceder au règlement :

• L'achat de crédits (capacité d'envoi d'un nombre de lettres recommandées électroniques) se fait AU COMPTANT
• La disponibilité des crédits dépend du mode d'envoi

Il est fortement recommandé aux syndic d'acheter des crédits de lettres recommandées en quantité suffisantes, suffisament à l'avance, pour en disposer au moment souhaité!!!

ATTENTION: la disponibilité des lettres recommandées varie en fonction du mode de reglement!

• Paiement par CARTE BANCAIRE : disponibilité immédiate après le règlement
• Paiement par VIREMENT: disponibilité après 48 heures les jours ouvrés (hors week-end et jours feriés)
• Paiement par CHEQUE BANCAIRE : disponibilié après encaissement effectif du chèque par VILOGI

A ce stade, le syndic dispose d'une capacité d'envoi d'un lot de lettres recommandées :

Il suffit:

• Soit de revenir dans le centre de diffusion (Onglet COPROPRIETE --> CENTRE DE DIFFUSION) et de reprendre l'envoi des lettres recommandées entamé au début de cette procédure en cliquant sur l'icone comme indiqué ci-dessous:
• Soit de commencer un envoi de lettres recommandées depuis le début