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Evolution de la base légale de la Lettre recommandée Electronique

L'envoi de lettres recommandées électroniques aux copropriétaires avec le logiciel syndic VILOGI


A compter du 01 Janvier 2019 la LRE eIDAS remplace la LRE CONTRACTUELLE

Pour rappel, la lettre recommandée électronique, aussi appelée LRE, a pour ’objectif de simplififier les démarches et la dématérialisation. Par commodité et gain de temps pour les particuliers et les entreprises, l’envoi de courriers en recommandé par voie électronique se généralise en France et plus particulièrement pour les syndics de copropriété pour l'envoi des convocations et des PV d'assemblées générales des copropriétaires.C'est dans un contexte de dématérialisation croissante que nous connaissons, la lettre recommandée électronique devrait remplacer progressivement l’envoi recommandé classique (voir texte ci-dessous). 

Si depuis 2011, la lettre recommandée est disponible en version électronique (la LRE dite «CONTRACTUELLE» ) elle laisse la place depuis le 1er janvier 2019, à la LRE dite « eIDAS » (Electronic IDentification Authentication and trust Services),faisant suite à une directive de l’Union Européenne et au décret du 9 mai 2018.

Depuis le 1er janvier 2019, la LRE contractuelle n’existe plus, remplacée par la LRE eIDAS

Dans le but d’apporter une valeur juridique aux courriers, le nouveau protocole eIDAS permet plus de simplicité et de sécurité pour l’expéditeur.

Si elle dispose de plus de sécurité pour apporter une valeur juridique aux courriers, la LRE eIDAS est plus contraignante dans son utilisation car elle suppose
  • la vérification de l’identité de l’expéditeur au moment de l’envoi
  • la vérification de l'identité du destinataire à l’instant de la remise de la LRE
C’est avant tout une meilleure garantie pour l’expéditeur.

 

VILOGI, a fait évolué la procédure de l'ancienne LRE CONTRACTUELLE pour l'adapter à la LRE « eIDAS ». L'évolution a été simplifiée pour les utilisateurs habitués à envoyer leur LRE par la plateforme VILOGI.

Cette évolution de la procédure porte essentiellement sur 2 points :

  1. Le syndic peut faire sa demande de certificat directement par VILOGI
  2. Puis dès réception du courrier reçu, le syndic peut saisir la clé de son certificat sur VILOGI

Ce qui change la LRE eIDAS pour les SYNDIC sur VILOGI

Pour bénéficier de la valeur juridique totale de l'envoi des LRE eIDAS, le syndic devra obtenir du tiers chargé d'acheminer le courrier recommandée (AR24 sur la plateforme VILOGI) des identifiants (voir le tutoriel).

Cette procédure est très simple à mettre en place sur le logiciel syndic de copropriété VILOGI de même sur le logiciel de gestion locative proposé par VILOGI.

 

L'application de la loi Lemaire votée le 8 Octobre 2016, sécurisant le cadre juridique pour l’utilisation de la LRE entre syndics et copropriétaires reste d'actualité.

Il est inscrit dans cette loi votée le 8 Octobre 2016 que:

  • en dehors de tout cadre contractuel
  • les LRE peuvent être utilisées dans le cadre des relations entre syndics et copropriétaires
  • dans le cas où l’expéditeur, ici le syndic, a bien obtenu l’accord préalable du destinataire (copropriétaire), la date légale de la notification est celle du moment où l’email de notification a été reçu et non lorsque le destinataire en a accusé réception.

Ce qui change la LRE eIDAS pour les COPROPRIETAIRES sur VILOGI

La LRE « eIDAS » contraint à une vérification systématique de l’identité de l’expéditeur au moment de l’envoi.

La LRE « eIDAS » contraint à une vérification systématique de l’identité du destinataire au moment de la remise, par le tiers prestataire.

Les obligations liées à l’acheminement restent les mêmes, mais l’accord préalable du destinataire (dans le cas des particuliers) reste toujours obligatoire pour les syndic de copropriété

Les copropriétaires qui souhaitent recevoir les LRE eIDAS de la part de leur syndic, doivent lui en donner l'autorisation (par email ou par courrier).

Les destinataires des LRE recevront un courriel leur indiquant la réception d'un LRE eIDAS mais qu'ils pourront faire le choix de ne pas le consulter, comme on pouvait refuser la réception d'une LRAR classique.

La LRE eIDA permettra toujours trois possibilités pour le destinataire :

  • ignorer le courrier,
  • le refuser
  • ou l’accepter.

L’identité de l’expéditeur ne sera pas indiquée au destinataire, tant que celui-ci n’aura pas accepté le courrier.

Il sera toujours possible d’envoyer des recommandés par voie postale, en se rendant dans un bureau de poste.

 

Par ailleurs, au moment de de la réception du courrier LRE eIDAS dans sa boite mail, le copropriétaire sera amené à suivre la procédure d'identification imposée par la sécurité du processus pour identifier le destinataire.

Vous trouverez les informations sur cette procédure dans les pages ci-dessus.


La lettre recommandée électronique est 100% équivalente aux courriers recommandés papier

Au même titre que la  lettre recommandée papier avec avis de réception que nous connaissons depuis toujours, une lettre recommandée électronique permet de :

  • prouver que l’adresse (email) de votre destinataire a bien reçu sa notification
  • prouver que votre destinataire a bien ouvert son courrier
  • prouver le contenu du courrier notifié à votre destinataire
  • prouver l’identité de l’expéditeur
  • prouver l’identité du destinataire

La LRE qualifiée eIDAS apporte donc des garanties supplémentaires à celles d’une lettre recommandée avec A/R (LRAR) envoyée au format papier.

La loi sur la République numérique du 7 Octobre 2016 a repris l’ensemble de ces textes pour reconnaître à la LRE qualifiée eIDAS la même valeur juridique qu’un recommandé papier, avec les mêmes garanties.

 

La LRE eIDAS est également cadrée par un service de confiance eIDAS, ce qui signifie que l’envoi d’une LRE aura une valeur juridique totale, dès lors que le service est effectué par un Prestataire de Services de Confiance Qualifié (PSCQ)-> ici le prestataire de confiance certifié est AR24 via la plateforme VILOGI
La lettre recommandée électronique est 100% équivalente aux courriers recommandés papier

Rappel sur la définition et l'utilité de la lettre recommandée

Pour rappel, la lettre recommandée papier, avec avis de réception, dire LRAR,  que nous utilisions et que nous pouvons toujours utiliser, a encore toute sa place en entreprise, malgré la démocratisation du courriel.

La lettre recommandée papier joue le role de courrier à finalité légale, « acheminée par un tiers selon un procédé permettant:

  • d’identifier le tiers chargé d'acheminer le courrier recommandée (La Poste par exemple),
  • de désigner l’expéditeur du courrier,
  • de garantir l’identité du destinataire et
  • d’établir si la lettre a été remise ou non au destinataire. »

Cela signifie que la lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) oblige le tiers chargé de l’acheminer (La Poste, ou un autre prestataire) à certifier son arrivée à destination.

Pour la recevoir, le destinataire est obligé de signer un avis de réception. Il lui sera impossible ensuite de nier le courrier et son contenu.

La lettre recommandée papier avec avis de réception que nous connaissons depuis toujours, constitue ainsi une preuve incontestable pour l'expéditeur, pour le destinataire et pour le tiers chargé d'acheminer le courrier recommandé.
Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
  • Rien dans le récapitulatif des envois pour mes lettres recommandées électroniques envoyées Rien dans le récapitulatif des envois pour mes lettres recommandées électroniques envoyées
  • Copropriétaires en échec de réception des lettres recommandées électroniques Copropriétaires en échec de réception des lettres recommandées électroniques
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    • Le carnet numérique du logement
    • La gestion électronique des documents (GED)
    • L'application mobile pour les propriétaires (Smatphone et IPhone)
    • Un centre de diffusion pour piloter vos communications avec les propriétaires, les locataires, les gardiens et les fournisseurs incluant une messagerie intégrée
    • L’envoi des notifications pas SMS
    • Les lettres recommandées électroniques
    • La télétransmission automatisée des données au REGISTRE DES COPROPRIETE
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    • Les mises à jours automatiques
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