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Reprise des soldes pour les Syndics de copropriété !  avec le logiciel syndic de copropriété
Reprise des soldes pour les Syndics de copropriété !

Confiez à VILOGI la reprise de soldes de vos nouvelles copropriétés qui sont toujours complexes et très chronophages !

VILOGI en partenariat avec
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Être adhérent de l’UNIS, c'est bénéficier de nombreux avantages, permettant d'exercer sa profession en ayant la garantie d’être en conformité avec la réglementation, particulièrement complexe et en évolution permanente.

Suivi des lettres recommandées électroniques

L'envoi de lettres recommandées électroniques aux copropriétaires avec le logiciel syndic VILOGI


Quel est le statut (état) de la lettre recommandée électronique envoyée :

  • Au fil du temps, le statut de la lettre recommmandée électronique évolue.
  • C'est le statut qui défini la PREUVE de l'état de la lettre recommandée. Le statut est le récépissé de la LRAR dont le syndic a besoin pour archiver les preuves de ses envois recommandées)
  • Le syndic doit connaitre à tout moment quel est le statut des lettres envoyées aux copropriétaires.


VILOGI fournit à chaque changement de statut les informations au syndic


Voici les statuts des lettres recommandées électroniques :

  1. AR : signifie que le destinataire accuse reception de la lettre recommandée électronique
  2. Déposé : Le courrier est déposé dans la boite mail du destinataire
  3. Envoyé : La lettre recommandée a été envoyée
  4. Refus : le destinataire a refusé la lettre recommandée électronique
  5. Négligence : le destinataire a négligé le courrier
  6. Echec : une erreur est surnenue lors de l'envoi

Quelles sont les lettres recommandées électroniques envoyées par le syndic de copropriété ?

Pour voir le détail des lettres recommandées envoyées par le syndic, aller dans le centre diffusion.

  1. Onglet : COPROPRIETE
  2. Menu : CENTRE DE DIFFUSION
Achats recommandés électroniques

Quelles sont les lettres recommandées électroniques envoyées par le syndic de copropriété ?

Puis cliquer sur l'icone en forme de LOUPE à droite de la ligne.


3. Cliquer sur l'icone en forme de LOUPE pour voir le détail des lettres recommandées électroniques envoyées aux copropriétaires sur cette ligne

Achat recommandés

3. Cliquer sur l'icone en forme de LOUPE pour voir le détail des lettres recommandées électroniques envoyées aux copropriétaires sur cette ligne

L'écran qui apparait fourni le détail par copropriétaire du lot de lettres recommandées électroniques envoyées.

  1. Liste des copropriétaires
  2. Date d'envoi de la lettre recommandée électronique

Suite....

  1. Quel est le statut actuel (au moment de l'ouverture de cet écran) de la lettre recommandée
    Le statut évoluera jusqu'à la réception de la lettre recommandée (ou son refus ou encore la non lecture de la dite lettre recommandée électronique).
    1. AR : signifie que le destinataire accuse reception de la lettre recommandée électronique
    2. Déposé : Le courrier est déposé dans la boite mail du destinataire
    3. Envoyé : La lettre recommandée a été envoyée
    4. Refus : le destinataire a refusé la lettre recommandée électronique
    5. Négligence : le destinataire a négligé le courrier
    6. Echec : une erreur est survenue lors de l'envoie
  2. La preuve
  3. Cliquer sur l'icône pour avoir le détail de l'historique de l'acheminement de la LRE.
Achat recommandé

Suite....

On aperçoit maintenant (ci-dessous) le détail de l'évolution de l'acheminement de la lettre électronique pour un copropriétaire.


Détail de l'évolution du cheminement d'une lettre recommandée pour une copropriétaire

Les informations importantes se situent à la colonne de droite "Date du dernier statut".


Le document se lit chronologiquement de bas en haut:
  1. Statut "envoyé": la LRE a été envoyée par le syndic en date du 08/08/2016 à 12h06
  2. Statut "déposé": la LRE a été postée dans la boite mail du destinataire (le copropriétaire) le 08/08/2016 à 12h06 (c'est très rapide!)
  3. Statut "AR": la LRE a été reçue et accusée reception par le copropriétaire le 16/08/2016 à 10h33
Les preuves de dépôt, d'envoi et de réception/refus/négligence envoyées par le syndic de copropriété ?
  •  En cliquant sur l'icône PREUVE, apparait le document électronique officiel de la preuve de dépôt de la lettre recommandée.
  • Ce document contient le jeton d'horodatage, et apparait lorsque le statut de la lettre recommandé est à la position «ENVOYÉ»
  • Ces documents constituent les preuves de " 1ère présentation au domicile " (adresse email du destinataire) faisant courir les délais légaux.
Détail suivi envoi lettre recommandée électronique

Détail de l'évolution du cheminement d'une lettre recommandée pour une copropriétaire



Ce point est extrêmement important sur le plan juridique pour l'envoi des convocations et les PV d'AG, les mises en demeures....

Il existe plusieurs documents prouvant le statut (l'état d'acheminement) des lettres recommandées électroniques :
  1. La preuve d'envoi : La lettre recommandée a été envoyée
  2. La preuve de dépot (statut=Déposé)
  3. L'accusé de réception (statut=AR)
  4. La preuve de refus (statut=Refus) : le destinataire a refusé la lettre recommandée électronique
  5. La preuve de négligence (statut=Negligence) : le destinataire a négligé le courrier

 


Preuve de dépôt pour la gestion syndic

Preuves de dépôt

Preuve de dépôt pour la gestion syndic

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
  • Copropriétaires en échec de réception des lettres recommandées électroniques Copropriétaires en échec de réception des lettres recommandées électroniques
  • Rien dans le récapitulatif des envois pour mes lettres recommandées électroniques envoyées Rien dans le récapitulatif des envois pour mes lettres recommandées électroniques envoyées
Les avantages des solutions en full web VILOGI

Pourquoi externaliser son back-office ?


En externalisant votre comptabilité, vous aurez tout le loisir de travailler à fidéliser et améliorer vos relations avec vos clients, tout en gardant un contrôle total sur la gestion de votre portefeuille et sa valorisation.

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