Suivi des lettres recommandées électroniques

• Au fil du temps, le statut de la lettre recommmandée électronique évolue.
• C'est le statut qui défini la PREUVE de l'état de la lettre recommandée. Le statut est le récépissé de la LRAR dont le syndic a besoin pour archiver les preuves de ses envois recommandées)
• Le syndic doit connaitre à tout moment quel est le statut des lettres envoyées aux copropriétaires.

VILOGI fournit à chaque changement de statut les informations au syndic

Voici les statuts des lettres recommandées électroniques :

1. AR : signifie que le destinataire accuse reception de la lettre recommandée électronique
2. Déposé : Le courrier est déposé dans la boite mail du destinataire
3. Envoyé : La lettre recommandée a été envoyée
4. Refus : le destinataire a refusé la lettre recommandée électronique
5. Négligence : le destinataire a négligé le courrier
6. Echec : une erreur est surnenue lors de l'envoi

Pour voir le détail des lettres recommandées envoyées par le syndic, aller dans le centre diffusion.

1. Onglet : COPROPRIETE
2. Menu : CENTRE DE DIFFUSION

Puis cliquer sur l'icone en forme de LOUPE à droite de la ligne.

L'écran qui apparait fourni le détail par copropriétaire du lot de lettres recommandées électroniques envoyées.

4. Liste des copropriétaires
5. Date d'envoi de la lettre recommandée électronique

4. Quel est le statut actuel (au moment de l'ouverture de cet écran) de la lettre recommandée
   Le statut évoluera jusqu'à la réception de la lettre recommandée (ou son refus ou encore la non lecture de la dite lettre recommandée électronique).
1. AR : signifie que le destinataire accuse reception de la lettre recommandée électronique
2. Déposé : Le courrier est déposé dans la boite mail du destinataire
3. Envoyé : La lettre recommandée a été envoyée
4. Refus : le destinataire a refusé la lettre recommandée électronique
5. Négligence : le destinataire a négligé le courrier
6. Echec : une erreur est survenue lors de l'envoie
5. La preuve
6. Cliquer sur l'icône pour avoir le détail de l'historique de l'acheminement de la LRE.

On aperçoit maintenant (ci-dessous) le détail de l'évolution de l'acheminement de la lettre électronique pour un copropriétaire.

Les informations importantes se situent à la colonne de droite "Date du dernier statut".

Le document se lit chronologiquement de bas en haut:

10. Statut "envoyé": la LRE a été envoyée par le syndic en date du 08/08/2016 à 12h06
11. Statut "déposé": la LRE a été postée dans la boite mail du destinataire (le copropriétaire) le 08/08/2016 à 12h06 (c'est très rapide!)
12. Statut "AR": la LRE a été reçue et accusée reception par le copropriétaire le 16/08/2016 à 10h33

Les preuves de dépôt, d'envoi et de réception/refus/négligence envoyées par le syndic de copropriété ?

•  En cliquant sur l'icône PREUVE, apparait le document électronique officiel de la preuve de dépôt de la lettre recommandée.
• Ce document contient le jeton d'horodatage, et apparait lorsque le statut de la lettre recommandé est à la position «ENVOYÉ»
• Ces documents constituent les preuves de " 1ère présentation au domicile " (adresse email du destinataire) faisant courir les délais légaux.

Ce point est extrêmement important sur le plan juridique pour l'envoi des convocations et les PV d'AG, les mises en demeures....

Il existe plusieurs documents prouvant le statut (l'état d'acheminement) des lettres recommandées électroniques :

1. La preuve d'envoi : La lettre recommandée a été envoyée
2. La preuve de dépot (statut=Déposé)
3. L'accusé de réception (statut=AR)
4. La preuve de refus (statut=Refus) : le destinataire a refusé la lettre recommandée électronique
5. La preuve de négligence (statut=Negligence) : le destinataire a négligé le courrier