Facturer l'eau de la copropriété imputation

Nous avons vu dans les pages précédentes les différentes étapes nécéssaires avant de facturer l'eau aux copropriétaires.

Rappel des étapes précédentes nécessaires pour procéder à la facturation de l'eau dans la copropriété:

• Création des compteurs sur le logiciel de syndic
• Saisie des index des compteurs sur le logiciel syndic
• Calcul du prix de l'eau sur le logiciel de syndic

Tous les éléments sont maintenant réunis et le dispositif prêt pour procéder à la facturation de l'eau aux copropriétaires.

C'est l'exemple de la consommation de l'eau froide qui est présenté ici

 NDLR : le logiciel de syndic permet aussi la facturation d'autres fluides à partir du moment ou il y a une identification des consommations par lots, tels que:

• l'eau chaude
• le gaz
• l'électricité
• les thermies
• Pour les autres fluides, la démarche sera identique au traitement de la facturation d'eau froide aux copropriétaires ici présentée

La facturation (ou "l'imputation") des consommations individuelles a des conséquences significatives au niveau de la régularisation des charges.

Par exemple, la consommation individuelle de l'eau et sa facturation génère une clé spéciale (999) par le système, clé proportionnelle à la consommation de chaque lot (et donc de chaque copropriétaire).

C'est à partir de cette clé spéciale que le système effectuera la répartition du poste de dépenses EAU lors de la régularisation des charges en fin d'exercice.

Voici ici les grandes étapes couvrant la gestion de l'eau et les conséquenses de la facturation de l'eau individuelle (ou des fluides en général) sur la régularisation des charges :

• Enregistrement de la facture du distributeur d'eau
• Relevé et enregistrement des indexes de compteurs sur le logiciel
• Facturation de l'eau générant une clé de répartition spéciale n°999

En fin d'exercice, regularisatiion des charges dont les dépenses d'eau avec la clé spéciale

ATTENTION sur les termes employés :

FACTURATION / IMPUTATION ! La facturation de l'eau n'apparaitra pas dans les appels de fonds!

• La facturation de l'eau (que nous devrions appeler "imputation de la consommation individuelle aux copropriétaires"), ne génère pas de facturation immédiate de l'eau aux copropriétaires, mais seulement une IMPUTATION de l'eau sur les comptes des copropriétaires, en fin d'exercice lors de la régularisation

• La facturation de l'eau n'apparaitra donc pas dans les appels de fonds, elle apparaîtra dans les écritures de régularisation en fin d'exercice, sur le relevé de compte des copropriétaires.

Voici comment procéder pour imputer les consommations individuelles d'eau aux copropriétaires

• Onglet COPROPRIETE
• Lien FACTURE CONSOMMATION

3 - Sélectionner l'exercice pour lequel les éléments de facturation seront enregistrés dans les comptes de la copropriété

4 - Sélectionner le type de compteur (de consommation saisie) dans le petit menu déroulant ( exemple : EAU FROIDE, EAU CHAUDE ) . Cela permet de grouper la facturation par type de compteur.

5 - Saisir le prix unitaire du mètre cube de l'eau (utiliser la calculette ou bien faire le calcul à partir de la facture du distributeur d'eau)

6 - Sélectionner la clé de charges qui servira à répartir le montant total de la facturation auprès des copropriétaires (voir les explications plus bas.)

7 - Possibilité de PLUS D'OPTIONS  :

• Sélection du compte de refacturation
• Saisi du montant global de la TVA
• Info supplémentaire

 8- Cliquer sur GENERER

8 - On voit ici le montant de la facturation des consommations individuelles d'eau,  générée pour cette cession de facturation et pour l'exercice concerné

Il n'y a pas de limite au nombre de facturation pour un exercice (ou pour un autre exercice), vous pouvez effectuer autant de relevé pour autant  de facturation.

Conséquence de la facturation de l'eau sur les COMPTES des copropriétaires:

Il n'y aura aucune écriture passée sur les comptes des copropriétaires suite au traitement des indexes de compteurs et à la facturation des consommations individuelles.

Conséquences de la facturation de l'eau sur les RAPPORTS de la copropriété:

• Sur l'annexe 2 qui constitue de "Compte de Résultat" de la copropriété, la facturation (imputation) des consommations individuelles n'aura aucun incidence sur la présentation des comptes de l'annexe 2. L'ensemble des charges engagées par la copropriété figurera incluant les dépenses d'eau sans tenir compte de la re-imputation des consommations individuelles aux copropriétaires

• Sur l'annexe 3 qui analyse les dépenses par clé de charges, les effets sont visibles.
  Cette annexe présente le budget et les dépenses réelles par exercices répartis par CLE DE CHARGES.
  C'est donc dans cette annexe 3 que nous verrons apparaitre les éléments des consommations individuelles des copropriétaires pour les fluides.

• D'une part, la dépense des factures d'eau aux prestataires et réduite du montant total de la consommation d'eau.
  Cela permet de connaitre d'un clin d'oeil la part des dépenses d'eau affectée aux communs de la copropriété.

• D'autre part, on peut apercevoir le montant affecté à la clé spéciale 999 relative à la facturation (imputation) de l'eau.
  L'addition des deux montants, représentant le montant total des dépenses d'eau engagées par la copropriété.