3 - Exemple de reprise des comptes

A titre d'exemple, nous allons effectuer pas à pas une reprise de soldes d'une copropriété

 Pour information:

• Lorsque le total de la colonne DEBIT est inférieur au total de la colonne CREDIT, il faut enregistrer l'écart au DEBIT du compte d'attente 47100000 Compte en attente d'imputation débiteur
• Losqu'au contraire le total de la colonne DEBIT est supérieur au total de la colonne CREDIT, il faut enregistrer l'écart au DEBIT du compte d'attente 47200000 Compte en attente d'imputation créditeur

ATTENTION! Le total de la colonne DEBIT doit être égal au total de la colonne CREDIT

Les numéros de comptes

Il est nécessaire de bien comprendre la nomenclature des comptes: Les comptes sont classés dans un ordre précis de 1 à 7. En résumé:

• Les comptes de la classe 1 (commençant par le chiffre 1) On y trouve principalement les comptes d'avance de trésorerie et les provisions pour travaux
• Les comptes de la classe 4 (commençant par le chiffre 4) On y trouve les comptes des fournisseurs et des copropriétaires
• Les comptes de la classe 5 (commençant par le chiffre 5) On y trouve les comptes financiers (la banque)
• Les comptes de la classe 6 (commençant par le chiffre 6) On y trouve les comptes de charges (les dépenses de la copropriété)
• Les comptes de la classe 7 (commençant par le chiffre 76) On y trouve les comptes des appels de fonds de la copropriété

Lors de la reprise des soldes, seuls les comptes compris entre la classe 1 (commençant par 1) et la classe 5 (commençant par 5) sont à prendre en compte.
En cas de reprise des comptes en cours d'exercice, il est toutefois possible d'enregistrer aussi les comptes de dépenses (classe 6) et de produits (classe 7), mais présente des inconvénients majeurs pour la lecture des comptes notamment par les copropriétaires.

Dans l'exemple qui nous interesse, nous ne reprendrons QUE les comptes de la classe 1,4 et 5, ce qui est vivement conseillé.

La reprise des soldes se fait sur l'onglet REPRISE DES SOLDES. Cet onglet est accessible via le menu PARAMETRAGE / PARAMETRAGE FINANCES / REPRISE DES SOLDES.

Sur cet écran : 

1. Sélectionner l'exercie de reprise
2. VILOGI vous place automatiquement au 1er jour de l'exercice
3. Choisissez le compte pour lequel vous voulez reprendre un solde

Saisissez le solde au débit ou crédit, en fonction de ce qui est marqué dans le Grand Livre. 

Via PLUS D'OPTIONS, vous pourrez modifier plusieurs élémen,ts dont le libellé de l'écriture.

A l'issue de la reprise des soldes, VILOGI vous montre toutes les lignes saisies et votre solde doit être 0.00, soit une balance équilibrée.  

Les avances ont été saisie sur la reprise des soldes, mais il nous manque une information cruciale : la répartition par copropriétaire. Pour cette répartition, on va procéder comme suit, ligne d'avance par ligne d'avance, pas toutes les avances à la fois :

Vous devez au préalable éliminer la ligne d'avance de l'écran de reprise de soldes. Votre balance est déséquilibrée, la répartition va remettre tout ça d'aplomb

Sur l'écran de répartition des avances : 

• Sélectionnez l'avance
• La date est formcément celle de la reprise
• Saisissez le montant
• Cliquez sur REPARTITION

VILOGI vous propose une répartition du montantn global en fonction des copropriétaire de la clé de répartirion sélectionnée. A ce niveau , votre job est de vérifier que le montant en bas de l'écran est égal au montant initial. Vous pouvez avoir des différences de l'ordre de quelques centimes, dues au règles d'arrondi. A vous de corriger en enlevant / ajoutant 1 ou 2 centimes. 

Une fois que les montants sont égaux, il vous reste à cliquer sur VALIDER LA REPARTITION.

Suite à cette validation, vous pouvez revenir dans l'écran de reprise des soldes et vous verrez que : 

• VILOGI a passé les écritures pour vous
• Le solde est 0, votre balance est équilibrée. 

Nous vous encourageaons à faire cette étape avance par avance. Ainsi, si au retrour sur la reprise de soldes vous avez un déséquilibre er 1 ou 2 centimes, vous savez d'où il vient et vous ne devez pas repointer toutes les lignes  en cherchant votre erreur. 

Si vous avez à reprendre des comptes d'attente, de reliquats de répartition, ... ET que ces comptes, sur décision de l'AG, sont à répartir par copropriétaire pour alimenter une avance de trésorerie ou un fond travaux par exemple, l'écran de REPARTITION D'UN MONTANT est là pour vous aider. 

Cet écran est similaire à celui de la répartition des avances, mais il vous faut : 

Sélectionnez le compte à débiter : compte d'attente (471 par exmple), compte de reliquat, ...

Sélectionnez le compte à créditer : in répartir d'accord, mais au profit de quel compte 

Ensuite, un moment, répartition, vérification de l'égalité des montants en haut et en bas et valider la répartition. 

18. Sélectionner le compte du premier fournisseur à enregistrer

19. Saisir le montant de la dette au CREDIT (dans la case de droite) de la reprise de soldes comme indiqué sur l'image.

20. On aperçoit les écritures passées précédemment.