GED scanner et annexer les factures

La G.E.D. (Gestion Electronique des Documents) est une fonctionnalité qui permet de stocker sur le serveur sécurisé, les documents comptables préalablement scannés (devis, bons de commande, factures et autres justificatifs...) :

• Relativement complexes et lourdes à mettre en oeuvre, les solutions de gestion électronique de documents ont longtemps été réservées aux grandes structures
• Face aux exigences croissantes des syndics de copropriété, même de taille modeste, VILOGI a mis à leur portée, la G.E.D. adaptée à leur activité
• Ceci rend l'archivage et la recherche des documents très facile pour tout contrôle des écritures comptables de la copropriété
• Les syndics de copropriété bénéficient avec VILOGI d'une gestion des documents simple, rapide et fiable

La GED permet au syndic de joindre automatiquement  les factures aux écritures comptables de la copropriété :

• La GED apporte des bénéfices significatifs en termes de qualité, de productivité, de délais.
• Les documents sont disponibles facilement, immédiatement, à la bonne version sans confusion possible, auprès des personnes autorisées, au bon moment et en tout lieu.
  Grâce à une circulation immédiate, les processus et le travail collaboratif sont optimisés dans des proportions considérables.
• Le Retour sur Investissement (ROI) d’une application bénéficiant de la GED se compte en semaines.

Pré-requis pour utiliser la GED dans votre copropriété : 

• Savoir enregistrer vos factures de dépenses dans la comptabilité de la copropriété. en savoir +
• Savoir scanner un document ou une facture

La fonctionnalité GED est omni-présente et sert à tous les moments ou le syndic est amené à enregistrer un mouvement dans le logiciel syndic :

Pour les document généraux de la copropriété (règlements de copropriété,plans...)

Pour le carnet d'entretien de la copropriété

Pour les contrats de maintenance avec les fournisseurs et les prestataires de la copropriété

Pour enregistrer les factures de la copropriété

Pour enregistrer les relevés de la banque lors du rapprochement bancaire

Pour le registre de la copropriété (documents justificatifs)

Pour les relances, les facturation du syndic....

• Possibilité de joindre ou de glisser simplement le fichier souhaité sur l'espace dédié (clic sans lâcher le bouton de souris)
• Cliquer sur ENREGISTRER

• Une icône en forme de TROMBONE apparait à droite de chaque ligne d'ecriture comptable, pour laquelle une facture scannée a été jointe
• Clic sur l'icone en forme de TROMBONE et la facture appârait dans votre navigateur