Procéder aux prélèvements SEPA

Si vous souhaitez faire des prélèvements sur les comptes de copropriétaires, c'est possible. Mais il y a 2 conditions impératives : 

1 identifiant ICS : Cet identifiant, il faut le demander à la banque. 1 identifiant par compte bancaire de copropriété.

1 mandat SEPA approuvé par le copropriétaire : Le copropriétaire doit vous donner son RIB, et vous devez créer le mandat sur sa fiche. 

Dans les deux cas, n'oubliez surtout pas de cocher la cas "Prélèvements".  

Quand vous avez le RIB, allez sur le fiche du copropriétaire. Dans le cadre "Coordonées bancaires", cliquez sur le bouton "Ajouter coordonées". 

Vous dezvez saisir les informations sauivantes : 

1. IBAN
2. BIC
3. Dat du mandat : date à partir de laquelle vous allez faire des prélèvements sur le compte
4. Période de prélèvement : à vous de définir quand vous allez procéder au prélèvement, tous les mois, le 10 du mois, tous les trimestres, ... vous pouvez créer des périodes de prélèvements en fonction de ce qui vous convient
5. N° mandat : VILOGI a pré calculé un N° de mandat, si vous avez votre propre numérotation, vous pouvez changer la valeur précalculée 

Quand vous cliquez sur "Enregistrez", le logiciel crée le mandat, et vous pouvez envoyer ce mandat au copropriétaire pour signature. 

Et bien non. VILOGI peut faire ça tout seul. A condition d'avoir évidemment sélectionner cette option quand vous créez l'appel de fonds. 

Lors de la création de l'appel, parmi les options, la toute dernière, accessible via le bouton "Plus d'options", propose la génératiuon automatique des prélèvements, pas solde ou par montant de l'appel. En sélectionnant l'une de ces options, le logiciel, à la création d el'appel, fera le tour des propriétaires, et pour ceux qui sont en prélèments, il créera de lui-même les fichiers de prélèvements. 

VILOGI crée le fichier, mais il ne l'enverra pas à la banque. Vous pourrez :

1. controler
2. modifier : vous pouvez intervenir sur les montants, voire annuler 1 virement en mettant le montant à 0
3. valider
4. supprimer : supprime tous les prélèvements du fichier
5. télécharger le fichier pour l'envoyer à la banque. 

Pour réaliser ces opérations, allez sur la page "FINANCES / BANQUE / PRELEVEMENTS". 

VILOGI vous permet évidemment de générer manuellement les prélèvements. Sur la page "FINANCES / BANQUE PRELEVEMENTS", vous pourrez créer manuellement vos prélèvements. Il a 4 types de prélèvements possibles : 

Par solde : prélèvement qui prend en compte l'ensemble de la dette des copropriétaires

Par montant de l'appel de fonds : prélèvement qui ne prend en compte qu'1 appel de fonds, pas toute la dette

Paiement extranet : si vous avez autorisé les propriétaire sà payé depuis l'extranet

Echéancier : dans le cadre des échéanciers que vous mettez en place, cette option permet de créer les prélèvements spécifiques à ces échéances spécifiques

Dans cette option, à vous de déterminez : 

• Période de prélèvement : il faudra générer les fichiers pour chaque période
• Le nombre de prélèvements: pour des prélèvements mensuels sur des appels trimestriels par exemple
• Les dates de prélèvements
• Les copropriétés concernées

Dans cette option, vous ne pouvez créer le prélèvement que pour une seule copro à la fois. 

Vous devrez déterminer les éléments suivants : 

• Période de prélèvement
• Nombre de prélèvements
• Date des prélèvements
• L'appel de fond concerné
• La banque concernée

Si vous avez autorisé les copropriétaires à vous payer depuis l'extranet, ils peuvent vous envoyer une autorisation de prélèvement. Très différent du mandat SEPA que vous définisissez vous-même en rentrant les coordonées bancaires sur la fiche du propriétaire, il s'agit ici d'une autorisation UNIQUE, pour un montant décidé par le copropriétaire. 

Vous pouvez consulter la liste des prélèvement en cliquant sur l'icône bleue. 

ATTENTION : dans ce cas de figure, vous n'êtes pas maître du mandat et du prélèvement. Vous pouvez seulement accepter et faire le prélèvement, ou refuser, en cliquant sur la poubelle se trouvant devant chaque ligne dnas la liste des prélèvements qui vous ont été autorisés. 

Pour générer les prélèvementss, choisissez le type de prélèvement "Paiement extranet", passer les copropriétés dans le cadre de droite, et cliquez sur "Générer". 

Si un propriétaire vous appelle et vous demande d'annuler le prélèvement alors que avez déjà généré les prélèvements, il vous faudra supprimer le fichier de prélèvements, qui redeviendra alors disponible dans "Typer de prélèvement". Et il vous faudra cliquer sur l'icône bleue pour afficher la liste des prélèvements et refuser le dit prélèvement en cliquant sur la poubelle rouge.

Dans ce dernier cas, il faut avoir déclaré l'échéancier sur la fiche de propriétaire. Ensuite, sur la page "FINANCES / BANQUE / PRELEVEMENTS" vous sélectionnez le type de prélèvement "Echéancier", sélectionner les copropriétés et cliquez sur le bouton "Générer" pour créer les prélèvements spécifiques à ces échéances spécifiques.