Procédure de remise à l encaissement des chèques

La règlementation contraint les gestionnaires (syndics/administrateurs de biens) à enregistrer les chèques reçus au fur et à mesure de leur reception. Tous chèques reçus doit faire l'objet d'un enregistrement dans les livres comptables de la copropriété, quand bien même ils ne sont pas déposés immédiatement à la banque.

La procédure de remise de chèques permet au syndic d'enregistrer les chèques reçus des copropriétaires au fur et à mesure, sans se préocuper de la copropriété ni du compte bancaire de la copropriété : 

• A partir du nom du copropriétaire encaissé, le logiciel trouvera automatiquement la bonne copropriété et la bonne banque.
• A l'issue de la saisie des chèques, le logiciel éditera les bordereaux de chacune des banques, de chaque copropriété.
• La saisie des chèques remis à l'encaissement sera passée sur le compte intermédiaire 5112000 CHEQUES A ENCAISSER. C'est bien ce compmte qui apparaitra en contrepartie des paiements sur les comptes des copropriétaires.
• Lors de la validation de la remise de chèques (Bouton VALIDATION), et seulement à ce moment là, ce compte intermédiaire sera soldé par le débit du compte banque (512000xx). Lors du rapprochement bancaire de la copropriété, seul le montant total de la remise en banque sera à pointer (le total de tous les chèques remis).

ATTENTION: Après validation de la remise des chèques à l'encaissement, il ne sera pas possible de modifier celle-ci.

Conformément à la règlementationn, en cas d'anomalie, constatée APRES, la validation, il faudra passer les écritures pour rectifier l'erreur.

 REMARQUE: lors de l'enregistrement des chèques, c'est le compte 511200 qui apparaitra sur les comptes des copropriétaires et non pas le compte 512000.

1. Onglet FINANCES
2. Rubrique  Remise à l'encaissement
3. Liste de toutes les remises déjà effectuées
4. Pour créer une nouvelle remise, cliquer sur le bouton NOUVEAU
5. Pour supprimer une remise de chèques, cliquer sur la croix rouge
6. Pour voir le détail ou modifier une remise, cliquer sur l'icone bleue
7. Pour imprimer une remise cliquer sur l'icone PDF

1 - Sélectionner le type de dépot ("remise de chèques" ou bien "virements")

2 -Saisir la date du dépôt de la remise des chèques à la banque (cette date correspond aux dates des écritures passées sur le journal de banque de chacune des copropriétés)

3 - Ici modifier si nécessaire l'apparence du bordereau de remise de chèques.  

Par défaut, tous les éléments saisis lors de l'encaissement du chèque (dans la rubrique "Encaisser un copropriétaire" ) sont indiqués sur le bordereau, dans la case "Libellé automatique" [ Chèque, n° pièce, nom de l'émetteur du chèque et la date ]

4- Les options disponibles à faire apparaitre sur le bordereau (voir ci -dessus)

5- Cliquer sur le bouton ENREGISTRER

La nouvelle remise s'affichera sur la liste de remises où il sera possible de revenir dessus en cliquant sur l'icône bleue située en face de chaque remise

Sur le formulaire :

• Saisir la référence de l'appel de fonds concerné (possibilité d'utiliser la loupe qui affichera une liste des appels de fonds listés)
• Sélectionner le copropriétaire payeur
• Sélectionner la banque
• Saisir le n° de pièce si besoin
• Saisir la date
• Saisir la banque Emetteur
• Saisir le nom de l'émetteur
• Joindre une copie numérisée du chèque si besoin
• Saisir le montant exact du chèque
• Cliquer sur ENREGISTRER

Lorsque les liasses des chèques + leurs bordereaux respectifs que vous aurez édité à l'aide des icônes d'édition PDF située en face de chaque remise enregistrée, seront prêtes à la remise en banque :

•   Cliquer sur " VALIDER LA REMISE "
• (ainsi les écritures seront passées AUTOMATIQUEMENT sur le compte des propriétaires payeurs)

NOTA BENE :

• Lorsque vous faites des remises à l'encaissement, le logiciel passe immédiatement les règlements sur les comptes des copropriétaires via le compte 511000 CHEQUES A ENCAISSER.
• Puis lorsque vous validez cette remise (pour remettre vos chèques en banque) le logiciel passe une écriture automatiquement entre le 511 et le 512, mais pour la TOTALITE de la remise.
• Cela vous permet de ne pointer qu'une seule écriture sur le compte banque lors du rapprochement bancaire
• Cette procédure répond à la réglementation comptable.