Détecter les erreurs d'écritures

L'ergonomie intuitive de votre logiciel de gestion de syndic de copropriété a été conçu de manière à vous rendre la tâche la plus agréable possible, dans un environnement législatif extrêmement complexe...
Sans vous en rendre compte, le système effectue en "tâche de fond" des tâches qui dans la mesure du possible, vous évite de faire des erreurs.

De nombreuses fonctionnalités sont simplifiées et constituent des guides dans votre gestion quotidienne :

• Des alertes automatiques apparaissent dans l'écran d'accueil, lorsque des anomalies dans les grands équilibres sont perçus pas le système.
• Des améliorations sont encore réalisables et nos ingénieurs les développeront au fil du temps de manière à vous donner des outils suffisament intelligents pour éviter les erreurs de comptabilité.

Nous allons tenter ici de décrire les principales erreurs de comptabilité rencontrées, de les expliquer et de fournir les solutions pour les corriger.

L'erreur d'équilibre de la balance de reprise des comptes est l'erreur la plus courante

Lors de la reprise des comptes d'une copropriété, le nouveau syndic doit "reprendre" les soldes des comptes à partir, soit du grand livre ou de la balance remis par l'ancien syndic.
Le nouveau syndic effectue la saisie sans vérifier que le total de la colonne des montants au DEBIT soit égal au total de la colonne des montants au CREDIT.

C'est l'erreur la plus fréquente !

Conséquences:

• L'annexe 1 sera déséquilibrée et donc fausse (on ne peut pas présenter une annexe 1 déséquilibrée à l'AG)
• La régularisation des charges ne se fera pas correctement sur les comptes des copropriétaires
• Les comptes de régularisation des copropriétaires sont anormaux (comptes 489000xx)
• L'annexe 2 sera faussée
• L'ensemble de la comptabilité est fausse donc fort risque de rejet par l'AG des copropriétaires (ou de contestation)
• L'erreur se reportera sur les comptes des années suivantes

Cela ne fait pas sérieux vis à vis des copropriétaires

Comment s'en rendre compte ?

Une alerte apparait sur l'écran d'accueil, matérialisée par une grosse croix rouge

La balance des A nouveau de l'exercice suivant est déséquilibrée.

Comment corriger cette anomalie ?

 1) Si l'exercice (qui est l'exercice de reprise) n'est pas encore clôturé, consulter l'écran de reprise des comptes:

• Lien PARAMETRAGE en haut à droit de chaque écran
• Menu REPRISE DES COMPTES
• Sélectionner le premier exercice
• Vérifier le total des colonnes DEBITS et CREDIT s'ils sont inégaux

2) Si l'exercice (qui est l'exercice de reprise) est clôturé, aller dans la consultation des comptes:

• Lien FINANCES
• Menu CONSULTATION DES COMPTES
• Dans la première ligne sélectionner les numéros de compte 110000 dans la première colonne et 119000 dans la seconde (voir l'image ci-dessous)
• Saisir les dates du 1er jour de reprise des comptes (dans l'image ci-dessous, c'est le 01/01/2013)
• Vérifier le total des colonnes DEBITS et CREDIT :
• S'ils sont inégaux, il est nécéssaire soit de trouver l'origine de cet écart (montant mal saisie, compte manquant... par exemple)
• Si vous êtes dans l'incapacité de trouver la source du déséquilibre, vous devez "compenser" le déséquilibre en passant le montant représentant la différence entre le total des débits et des crédits dans un compte d'attente (compte 470000).
• La balance de reprise sera équilibrée, et il vous sera possible par la suite de trouver la source de l'anomalie et de la corriger.

Le système détecte d'autres erreurs qu'il faudra interpréter :

1. Erreur car la balance de reprise est déséquilibrée
2. Une écriture impactant des comptes de reprise 110 ou 119 en cours d'exercice et non équilibrés le 15/05
3. Idem mais pour le 24/06
4. Erreurs causées par les erreurs précédentes sur la régularisation des comptes
5. L'erreur se propage à l'ouverture de l'exercice suivant

Lorsqu'un lot n'est pas affecté à un copropriétaire, le système vous alerte sur l'écran d'accueil :

Conséquences: La répartition des appels de fonds et des charges de copropriété seront faussées
Correction: Veuillez affecter le lot à un copropriétaire

Lorsqu'une clé de charges (ou clé de répartition de charges) est mal répartie, le système vous alerte sur l'écran d'accueil :

Conséquences: La répartition des appels de fonds et des charges de copropriété seront faussées.
Correction: Veuillez répartir la clé de charges à 100% sur les lots

Lors d'une mutation (vente) de lots, le syndic est amené à passer des écritures sur les comptes de l'acquéreur et du vendeur, de manière à transferer des éléments qui permettront de calculer plus tard, les régularisations des charges courantes, ou charges de travaux sur le compte de l'acquereur (oui car c'est bien lui qui sera présent le jour de la clôture des comptes...).

Bien que ce traitement soit automatisé sur le logiciel VILOGI, certains syndics ne peuvent s'empêcher de passer les écritures manuellement, causant fréquemment des erreurs.

Nous rappelons ici les règles du passage des écritures entre le compte de l'acquereur et du vendeur:

1. Les écritures de cession ne doivent pas modifier les soldes des comptes vendeur et acquéreur
2. Une première écriture permet de transférer les appels de fonds courants de l'éxercice en cours (compte 701000)
3. Une seconde/plusieurs écriture permet de transférer les appels de fonds TRAVAUX des exercices précédents (compte 702000); passer autant d'écriture qu'il y a de compte travaux non cloturés.
4. Une autre écriture permet de transférer les avances de trésorerie du vendeur vers l'acquéreur s'il existe des avances dans la copropriété
5. Enfin, une dernière écriture permet d'équilibrer les comptes entre le vendeur et l'acquéreur.

Correction: si des ventes ont été passées, il faudra scruter et vérifier tous les comptes des copropriétaires vendeurs et acquereurs de l'exercice.

Pour connaitre toutes les ventes, vous disposez d'une interface spécifique:

• Onglet : PROPRIETAIRES
• Menu : LISTE DES VENTES

 

Lorsque le syndic a repris les comptes en cours d'exercice, il peut arriver que lors de la clôture des comptes en fin d'exercice, le logiciel fasse ressortir des erreurs de régularisation.
Correction: si cela arrive, il suffit de déclôturer puis de re-clôturer l'exercice en prenant l'option "POUR UNE REPRISE DES COMPTES EN COURS D'EXERCICE".       

Conséquences: La répartition des appels de fonds et des charges de copropriété seront faussées.
Correction: Veuillez répartir la clé de charges à 100% sur les lots

Cette anomalie apparait lorsque le gestionnaire passe des écritures d'OPERATIONS DIVERSES.

Causes: Le gestionnaire passe une facture ou bien un avoir s/facture par la fonctionnalité "AUTRES ECRITURES".

Il omet de sélectionner une clé de charges lors de l'enregistrement d'une facture de dépenses ou d'un avoir sur facture de dépenses ou encore d'un PRODUIT (classe 7).

Comment déceler cette anomalie :
Aller dans la rubrique CONSULTATION DE COMPTES, sélectionner les comptes de dépenses n°6000000 à 6690000.
Puis vérifier que chaque écriture dispose d'une clé de charges (voir l'image ci-dessous).
Faire de même pour les comptes de produits de la classe 7.            

Conséquences: La (ou les) dépense n'est pas prise en charge dans la répartition des dépenses lors de la régularisation des charges.
Les balances des comptes qui étaient équilibrées AVANT LA REGULARISATION se trouvent déséquilibrées APRES LA REGULARISATION.

Correction:

1. Décloturer l'exercice concerné
2. Modifier les écritures dont la clé de répartition est manquante, en sélectionnant une clé de charges adaptée, puis enregistrer chaque écriture.
3. Vérifier que toutes les écritures de charges ET DE PRODUITS (comptes 710000xx comportent des clés)
4. Re-cloturer l'exercice
5. Vérifier l'équilibre des balances sur la page d'accueil

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Ecritures travaux non conformes

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Enregistrement d'une facture de dépenses sans clé de répartition

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Une anomalie qui apparait sur le document nommée "REPARTITION DU SOLDE DES CHARGES" de chaque copropriétaire, lorsqu'il s'agit d'un exercice qui a necessité une reprise des comptes (reprise des comptes en cours de l'exercice).

Causes:

• Le gestionnaire a fait une reprise des comptes de l'ancien syndic, mais les appels de fonds passés par l'ancien syndic ne correspondent pas au budget
• Le gestionnaire a fait une reprise des comptes de l'ancien syndic, mais les appels de fonds passés par l'ancien syndic ne sont pas répartis par copropriétaires (compte 701000 groupant l'ensemble des appels de fonds)

Par exemple, pour un budget de 10.000€ répartie en 4 appels de fonds de 2500€ chacun. :
Le nouveau syndic reprend les comptes à partir du 3ème trimestre et saisi le montant des appels de fonds appelés par l'ancien syndic qui s'élève à 2000€ par trimestre, soit 4000€ pour les 2 premiers trimestre de l'exercice repris (au lieu de 5000€!!!!).
C'est une grave erreur car le syndic a l'obligation de s'assurer que le montant des appels de fonds correspond bien au budget vopté par l'AG.
Bien sur le nouveau syndic peut s'en rendre compte et fréquement le support de VILOGI reçoit des questions à ce sujet.
Car le nouveau syndic fait ses appels de fonds avec le logiciel de gestion de syndic VILOGI à partir du budget voté par l'AG, et le montant de ces appels de fonds s'élève naturellement à 2500€ par trimestre...normal!
Par contre, au moment de la régularisation...problème!!!! car le budget faisant 10000€ et le total des appels de fonds appelés auprès des copropriétaire fait 9000€.

Le logiciel réalisant une présentation des documents à partir de 2 sources différentes (pour aller déceler ce type d'anomalie), le document "REPARTITION DU SOLDE DES CHARGES" fait ressortir une anomalie (voir image ci-dessous).

Comment déceler cette anomalie :
Cette anomalie est décelé par les syndics lorsqu'ils consultent le document des copropriétaires intitulé "REPARTITION DU SOLDE DES CHARGES" de l'exercice clôturé .