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Dans le cas qui nous intéresse, un avoir est un document commercial (une facture d'avoir) émis par un fournisseur de la copropriété, reconnaissant une dette du fournisseur vis à vis de la copropriété.
Cet avoir peut avoir de multiples causes : un retour d'une marchandise, une ristourne , une réduction de prix, un rabais, une réduction de prix.....
Exemple : le fournisseur EDF nous envoie un avoir de 120€ pour un trop facturé d'électricité.
On l'a bien compris, un avoir est une facture inversée, puisqu'il diminue des dépenses de la copropriété et génère une dette du fournisseur vis à vis de la copropriété.
Un avoir, comme une facture, doit être saisi, on dit qu'on le "passe". On va enfait passer une écriture qui crédite (diminue) le compte de charges 602 000 Electricité en comptabilité de la copropriété, avec en contre-partie au débit le compte du fournisseur. Cette action se fait via l'écran "Enregistrer des factures"
Voici le shéma de l'écriture comptable d'une facture d'avoir :
Comment passer l'avoir via l'écran "Enregistrer des factures"
Nous aller passer un avoir de la même façon que nous enregistrons des facture, sauf que nous saisirons le signe moins (-) devant le montant. De cette façon, l'écriture comptable sera bien passée dans le sens d'un avoir (réduction des charges de la copropriété et enregistrement de la créance du fournisseur vis à vis de la copropriété.
Donc, rendez vous sur "FINANCES / SAISIE / ENREGISTRER DES FACTURES". Ensuite :
- Sélectionner la copropriété
- Saisir la date de la facture d'avoir
- Sélectionner le fournisseur de la copropriété
- Sélectionner le compte de la dépense qui est affectée par l'avoir
- Le journal d'achat est sélectionné par défaut
- Sélectionner la clé de charges affectée par l'avoir
- Saisir le n° de piece comptable (le n° de l'avoir)
- Saisir un libellé explicite
- Saisir le montant TTC en négatif (avec le signe moins (-) devant)
- Saisir le montant de la TVA en négatif (avec le signe moins (-) devant)
- Le montant affectable aux charges locatives en négatif (avec le signe moins (-) devant)
- Scanner et coller le scan de la facture d'avoir à l'écriture comptable (GED)
- Cliquer sur le bouton ENREGISTRER pour valider l'écriture
Pourquoi externaliser son back-office ?
En externalisant votre comptabilité, vous aurez tout le loisir de travailler à fidéliser et améliorer vos relations avec vos clients, tout en gardant un contrôle total sur la gestion de votre portefeuille et sa valorisation.
L’externalisation vous permettra également d’éviter le recrutement d’un gestionnaire dédié et/ou de consacrer une grande partie de votre temps à gérer vous-même votre portefeuille. Le gain financier et l’économie de temps de cette solution d'externalisation de votre gestion seront appréciables.
Vous pourrez utiliser ce temps pour bâtir une relation solide avec vos clients, activité indispensable afin de garder le contrôle sur l'évolution de votre bizness.
Par ailleurs, le back-office, activité la plus chronophage et moins intéressante du métier, ne sera plus qu’un lointain souvenir.
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