03 - Création d'une assemblée générale

L'assemblée générale via le menu "Assemblée". La création d'une assemblée générale se fait par un simple clic sur le bouton "Nouvelle assemblée" :

Sur l'écran de création, il y a plusieurs paraméètres à définir : 

1. Nom de l'AG : donnez un nom à cette AG, un nom qui vous permettra de l'identifier au premier coup d'oeil
2. Date de l'AG : date à laquelle vous convoquez l'assemblée et qui sera affichée sur la convocation
3. Heure de début de l'AG : heure de début de l'assemblée, affichée sur la convocation
4. Clé utilisée pour le quorum : c'est la clé par défaut pou calculer les votes et savoir si assez de tantièmes sont présents en fonction du type de vote. Bien sur, vous pourrez affecter une autre clé à une question, mais il s'agit de choisir une clé par défaut, celle notamment qui es affichée sur la feuille de présence, et le plus souvent, c'est la clé de charges générales qui est à prioriser. C'est d'ailleurs le choix par défaut de VILOGI.
5. Résolution par défaut : ici, choisissez la bibliothèque de résolutions qui va alimenter votre assemblée. Toutes les résolutions de cette biblothèque seront automatiquement ajoutées dnas l'AG, nul besoin de les importer manuellement, une par une. 
6. Type d'assemblée : VILOGI a prévu 5 types d'assemblées différent. Ce type permet une préselection de pièces comptables à joindre à votre AG. Par défaut, le type est "Assemblée Générale ordinaire" et sont sléectionnées les annexes 1 à 8 par défaut. Les annexes 1 à 5 étant obligatoires dans une AG qui va voter l'approbation des comptes, ces annexes ne peuvent être sélectionnées pour le type "Assemblée Générale ordinaire".
7. Date envoi convocation : la convocation sera visible sur l'extranet des copropriétaires à partir de la date que vous avez mis dans ce champ. Sauf les membres du conseil syndical qui eux y accèdent de suite permettant ainsi la consultation du projet de convocation. 
8. Heure de fin : à ne pas remplir, ce champ sera rempli à la fon de l'AG. A moins que vous ayez du mener une AG sans connexion Internet et donc de n'avoir pu la faire en direct dans VILOGI, ne pas remplir ce camp à la création. 
9. Approbation des comptes : Sélectionner ici l'exercice compable pour lequel vous souhaitez que les annexes comptables soient jointe sà la convcation. Tours prendre via ce champ l'exercice N-1. Si il y a plusieurs années à faire approuver, il faudra prévoir des résolutions supplémentaires et ajouter les annexes de ces années en pièces jointes sur la résolution. 
10. Mandat : par ce champ vous pouvez joindre votre mandat à la convocation. Le mandat en cours, le futur mandat, aucun, le choix vous est laisée.
11. Nombre de pouvoirs max + à condition de ne pas x% des voixs du syndicat : VILOGI a prérempli ces deux champs avec les valeurs légales par défaut. Vous pouvez les modifier si le RDC prévoit autre chose par exemple. 
12. Activer la visioconférence : VILOGI met à disposition un outil de visioconférence pour gérer votre AG à distance, ou gérer des personnes présentes à distance. L'outil est gratuit, ne nécessite aucune installation, et en activant cette option, vous créer une salle de visioconférence pour votre AG. Une lien vers cette salle de visio sera ajouté à la convocation, et un bouton d'accès apparaitra sur l'extranet, uniquement le jour de l'AG. 
13. Adresse : adresse à laquelle va se tenir l'AG et qui apparaitra sur la convocation.
14. Description : ici vous pouvez saisir et/ou copier-coller votre texte de convocation. Ce texte sera enregistrer par VILOGI, et il vous sera reprospoer à la prochaine AG. 
15. Documents à joindre : VILOGI a présélectionné plusieurs annexes, mais vous pouvez les désélectionner, en sélectionner d'autres, ... composez votre liste d'annexes pour votre AG