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15 - Vote par visioconférence - Enregistrer les votes - Feuille de présence

Module complet de gestion des Assemblées Générales des copropriétaires avec le logiciel syndic de copropriété

Comment se déroule l'AG pour les copropriétaires en visioconférence

Le copropriétaire envoi au syndic au moins 3 jours francs AVANT la date de la tenue de l'AG, un courrier l'informant de son intention de participer à l'AG en visioconférence.
A partir de la liste des présences de l'AG, le syndic affecte le copropriétaire au status de participant par visioconférence
Lors de l'AG, le copropriétaire en visioconférence est considéré comme présent, tout comme les autres copropriétaires en présentiel. Le calcul des QUORUMS est effectué comme à l'acoutumé.
Le syndic anime l'AG et prend en compte les observations et les votes des votants en présentiel et en visioconférence, tout comme une AG « normale »
Le logiciel affiche une icône spéciale devant les noms des personnes qui votent par visioconférence.
La feuille de présence fait apparaitre automatiquement l'information indiquant le status de participant par visioconférence

Rappel des textes relatifs aux assemblées générale par visioconférence

La loi Elan du 23 novembre 2018 et son décret d'application n°2019-650 du 27 juin 2019, permettent aux copropriétaires de participer aux AG par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique » aux Assemblées Générales de copropriétaires, à la condition que les copropriétaires aient procédé à un vote favorable au préalable.
Cependant, pour pallier à cette condition, compte tenu de l'état d'urgence sanitaire que nous avons connu en mars 2020, le ministère du Logement a pris une ordonnance n° 2020-304 entrent en vigueur le 1er juin 2020, applicable jusqu’au 31 janvier 2021, permettant la tenue d'assemblées générales de copropriété à distance, sans qu’il soit nécessaire que l’AG ait décidé au préalable des modalités de sa mise en œuvre. Les copropriétaires peuvent donc participer à l'assemblée par visioconférence, jusqu'au 31 janvier 2021, et voter par correspondance.
«L'article 22-5, enfin, permet le recours à la visioconférence sans qu'il soit nécessaire que l'assemblée générale ait décidé au préalable des modalités de sa mise en œuvre.»

Avec le module assemblée générale de votre logiciel syndic de copropriété préféré, vous avez la possibilité d'enregistrer le statut des copropriétaires qui souhaitent participer et voter à l'assemblée générale par visioconférence.

Le syndic pourra à tout moment repérer les copropriétaires participant par visioconférence car une icône spéciale apparaitra automatiquement sur les écrans du syndic en charge de l'enregistrement des votes durant l'asemblée générale des copropriétaires.

De même, et conformément à la réglementation, une mention particulière apparaitra automatiquement devant les noms des copropriétaires qui ont participé à l'AG par vidéoconférence, sur la feuille de présence.

Procédure pour enregistrer un copropritaire participant par visioconférence

Dès réception écrite de la demande du copropriétaire, le syndic devra saisir cette information sur l'AG de la copropriété visée.

Aller dans l'AG -> puis aller tout en bas de l'écran dans la zone PRÉSENTS OU REPRÉSENTÉS
Cliquer sur le nom du copropritaire dans la liste
Sur l'écran de saisi :
- Saisir la date de réception de la demande du copropriataire
- Cliquer sur le bouton VISIOCONFÉRENCE
Revenir sur l'AG en cliquant sur le lien -> Assemblées> Voir les détails de l'assemblée situé tout en haut, à gauche de la page

Repérer les participants par vidéoconférence lors de l'assemblée générale

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Convocation assemblée générale pour un lot en indivision

Convocation assemblée générale pour un lot en indivision

Bonjour,
Les copropriétaires peuvent, pour un lot, être une personne physique; seule, en couple, en indivision, mais également une personne morale représentée par une personne physique.

Actuellement votre logiciel ne permet de créer qu'une seule identification, ce qui peut s'avérer insuffisant.
Notamment pour les convocations en assemblée générale, identifier le représentant d'une personne morale, d'une indivision, de déterminée nominativement le membre du Conseil Syndical.

J'ai essayé dans le cas d'un couple de créer un nouveau copropriétaire, mais dans ce cas il est impossible de le lier aux lots déjà affectés .
Bien cordialement.
Christian B.
Réduire les voix en assemblée générale des copropriétaires article 22
Changement du président du conseil syndical

Changement du président du conseil syndical

Bonjour,

Ou puis-je trouver un document a remplir en cas de changement du président du conseil syndical svp ?

Merci d'avance, F P
Documents à joindre à l'assemblée générale des copropriétaires
une quinzaine de documents disponibles à joindre à l'AG

Bonjour, l'index "Rapports" fournit quantité de documents, "comptables" ou "pour l'assemblée".

Cette dernière rubrique comprend une quinzaine de documents : en dehors des "5 annexes", quels sont ceux à annexer obligatoirement à la convocation AG, s'il vous plait ?

Je ne sais jamais lequel produire notamment pour indiquer que nous n'avons aucun copropriétaire débiteurs.

Particularité de la copro : l'AG décide chaque année de NE PAS répartir les excédents ; nous les versons au fonds travaux (ou aux avances pour travaux lorsqu'il en est prévu).

Les rapports "après répartition" sont donc particulièrement peu parlants et embrouillent totalement nos copropriétaires ; maintenant s'ils sont obligatoires ???

Merci ; bien cordialement,
Voici un apperçut des éléments à fournir à l'AG

Bonjour,

La convocation doit être écrite et mentionner :
En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.

La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment :
Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire dans les mêmes conditions. Tel est le cas par exemple :
Cordialement
Qui doit payer les frais de convocation d'une AG des copropriétaires

Qui doit payer les frais de convocation d'une AG?

La réponse à cette question a été tranchée par la Cour de cassation (3ème chambre civile, 12 novembre 2020, n° 19-22.060).

Dans cette affaire, un copropriétaire avait assigné le syndicat des copropriétaires (donc la communauté des copropriétaires) en réparation des désordres subis à la suite de travaux de ravalement.
Une Assemblée Générale « supplémentaire » a alors du être convoquée à l'initiative du syndic de la copropriété pour autoriser ce propriétaire à formuler des demandes reconventionnelles sur l'action engagée par ce copropriétaire.
Le syndicat des copropriétaires demande alors à ce copropriétaire le remboursement des frais gé,érés par la convocation de cette Assemblée Générale « supplémentaire ».
Celui-ci refuse de payer ces frais et porte l'affaire en justice. La cour d'appel de Colmar le 4 février 2019 a déclaré que « la demande tendant à mettre à la charge du [copropriétaire concerné] les frais relatifs à la tenue de l’assemblée générale “supplémentaire” du 18 avril 2016 est légitime, dès lors que le syndicat des copropriétaires a été attrait en justice par ce copropriétaire et qu’au cours de cette instance le syndic a dû soumettre au vote des copropriétaires une résolution l’autorisant à présenter une demande reconventionnelle ».

MAIS !!!!

Le copropriétaire à porté l'affaire auprès de la cour de cassation (3ème chambre civile, 12 novembre 2020, n° 19-22.060) qui va casser la décision de la cour d'appel en jugeant que « les frais de convocation sont des charges communes à répartir entre tous les copropriétaires au prorata de leur tantième de copropriété ». Les frais de convocation à une assemblée générale ne peuvent donc pas être imputés à un seul copropriétaire même si la réunion de l’AG est rendue nécessaire de son fait.

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