13 - Feuille des présences AG et signature des copropriétaires - 1

Dès leur entrée dans la salle de l'AG, les copropriétaires se présentent avec leur convocation individuelle, (et les pouvoirs s'ils en ont), devant le bureau de l'AG.

Votre logiciel de gestion syndic de copropriété vous propose différents moyens de pointer les présences en début de séance de l'assemblée générale des copropriétaires:

• Pointage manuel des présents:

  • La personne en charge du pointage, cherche le nom du copropriétaire sur la feuille de présence, fait signer le copropriétaire dans la case prévue à cet effet, et va sur le logiciel pour cocher la case adéquat, afin que le logiciel prenne en charge cette présence.

• Pointage avec code barre :

  • Ce système est pratique lorsqu'il y a de nombreuses personnes à pointer.Le syndic pourra créer plusieurs bureaux de pointage de manière à réduire les longues files d'attentes, plusieurs personnes pourront SIMULTANEMENT pointer les présents à l'AG grace à un lecteur de code-barre. A chaque pointage, le logiciel met à jour la liste des présent et calcul au fur et à mesure le quorum de l'AG.
    

    Vous devez disposer d'un (ou plusieurs) lecteur de code barre (infra-rouge). Vous pouvez vous procurer cet appareil pour un prix raisonnable sur le web.

    La spécificité est que le lecteur de code-barres doit être compatible pour la lecteur de « code 128 » pour les utilisateurs situés en France, il faudra se renseigner auprès du constructeur pour les utilisateurs situés dans d'autres pays, car chaque pays dispose de son code.
    Dans tous les cas, le logiciel prend en charge tous les lecteurs de Code-barres. Il existe des lecteurs de code-barres sans fils (pensez à le charger avant l'AG !) en connectant une mini clé USB au PC.

    Le syndic imprimera la feuille de présence AVEC CODE BARRE proposé par le logiciel de manière à scanner les code-barres situés devant les noms des copropriétaires.

    Lorsque vous avez scanné le code barre figurant sur la convocation le logiciel ira chercher les informations du copropriétaire (scanné), effectuera le pointage présent de celui-ci à l'AG et recalculera le quorum.

• Pointage avec Code QR et signature électronique de la feuille de présence :

  • Ce système est ENCORE PLUS PRATIQUE que le précédent car en plus de chercher le copropriétaire, celui-ci pourra signer électroniquement la feuille de présence .

    Avec sa tablette ou son smartphone (Androïd ou Iphone), le syndic se connectera préalablement à son compte avec le navigateur habituel (chrome, Firefox...): il restera sur la page d'accueil du logiciel. Puis il (le syndic) scanne le Code QR qui figure sur la convocation de chaque copropriétaire. Dès lors, le logiciel ouvre une page spéciale (sur la tablette ou le smartphone) sur laquelle figure le nom du propriétaire pour en effectuer le pointage; il proposera au propriétaire de signer (avec son doigt) sur le smartphone ou la tablette. La signature apparaitra automatiquement sur la feuille de présence de l'Assemblée Générale.

L'exemple de lecteur à code-barres ci-dessus permet de le brancher sur le PC, soit en filaire, sous sans fil (en utilisant la mini clé-sub).

Sur la page des assemblées générales, il y a une colonne "FEUILLE DE PRESENCE". En cliquant sur cette icône, vous pourrez sortir les éléments suivants : 

• Feuille de présence : feuille standard, à signer, vous pointez dans le logiciel qui est présent en le/ la cochant dans la liste de spersonnes convoquées
• Feuille de présence code-barres : feuille avec code barre, faites signer, passez la douchette, la personne est automatiquement joutée à l'AG
• Feuille d'émargement convoc
• Feuille d'émargement PV
• PV Simplifié

Pour le pointage via QR code, ou signature sur tablette déportée : 

• Soit vous procédez comme expliqué ci-dessus pour pointer vie la QR Code
• Soit vous cliquez sur le code barre qui se trouve en bout de ligne. Vous accèderez à une fenêtre avec la liste des personnes convoquées. Vous cliquez sur le nom d'une personne, vous la faites signer sur votre péréiphérique déporté (ou écran tactile) et la personne est ajoutée à l'AG

La feuille de présence simple proposée par le logiciel syndic comprend beaucoup d'informations pratiques pour le syndic, lors du pointage des copropriétaires.

1. Noms prénoms et adresse de chaque copropriétaire
2. Liste des lots détaillée incluant les tantièmes par lots/copropriétaire
3. Liste des dates d'entrée dans les lots
4. Zone de signatures des copropriétaires présents
5. Zone de signature des mandataires
6. Récapitulatif du poids des lots (tantième et %) de chaque copropriétaire

Cette feuille de présence des copropriétaires à l'assemblée générale est similaire à la précédente, il a été rajouté dans la 1ère colonne le code-barres qui permet d'identifier le copropriétaire à partir du scan du code barre.

Le syndic pourra donc scanner le code-barres figurant sur la feuille de présence lors de la présentation de la convocation du copropriétaire.

Comme évoqué, vous cliquez  sur le code barre en fin de ligne, le logiciel ouvre une page avec la liste des personnes convoquées. Un clic sur le nom d'une personne et apparaît une pop-up dans laquelle vous pouvez saisir la présence, demander une signature, et éventuellement déclaré que la personne fait représenter. 

Quelle que soit la méthode choisie, vous devez cliquer sur le bouton "VALIDER LES PRESENTS LORS AG". Ce clic permet de valider toutes les présences, qu'elles aient été saisies manuellement, via code barres, ... Ce clic est indispensable pour s'adssuer d'avoir tout le mode sur la liste des votants.