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Syndic préparez-vous à l audit de votre caisse de garantie !  avec le logiciel syndic de copropriété
Syndic préparez-vous à l'audit de votre caisse de garantie !

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Feuille des présences AG avec signature électronique des copropriétaires - 2

Module complet de gestion des Assemblées Générales des copropriétaires avec le logiciel syndic de copropriété


Pointage et signature électronique des copropriétaires de la feuille de présence en assemblée générale

Le module AG de votre logiciel syndic de copropriété, dispose d'une fonctionnalité qui permet d'optimiser le pointage des présents en début d'Assemble Générale des copropriétaires.

En effet grace à son smartphone le syndic peut assurer le pointage des présents à l'AG, et faire signer numériquement la feuille de présence des copropriétaires.

  • Le syndic scannera le code QR présent sur les convocations, à partir de sa tablette ou un smartphone connecté sur le logiciel VILOGI.
  • Le logiciel détectera le copropriétaire et affichera une fenêtre afin de valider sa présence.
  • Puis le logiciel proposera la signature électronique du propriétaire directement sur la tablette ou smartphone.

Ainsi, la présence sera prise en compte dans le calcul du quorum qui est réalisé au fur et à mesure des pointages et la signature des copropriétaires apparaitra automatiquement sur la feuille de présence, entièrement dématérialisée!

Voici les étapes à suivre pour effectuer le pointage

  1. Plus besoin d'imprimer la feuille de présence
  2. Comme à l'accoutimé le syndic c'est préalablement  connecté avec son PC sur le module de l'AG avec lequel il va gérer les votes.
  3. Parralellement, le syndic c'est préalablement  connecté sur son compte avec sa tablette ou son smartphone (et reste sur la page d'accueil de la copropriété).
  4. Les copropriétaires présentent leur convocation
  5. Le syndic scanne le code QR figurant sur la convocation
  6. Le logiciel débusque automatiquement le nom du propriétaire sur une petite fenêtre qui s'ouvre sur sa tablette
  7. Lorsque le propriétaire apparait, le syndic clique sur le bouton SIGNATURE proche du nom du propriétaire (toujours sur sa tablette)
  8. Le propriétaire peut signer sur la tablette avec son doigt !
  9. L'ensemble des informations est automatiquement reporté sur le feuille de présence de l'AG (signature comprise).

 

La convocation à l assemblée générale des copropriétaire contient le code-QR pour identifier chaque copropriétaire

Pointage et signature électronique des copropriétaires de la feuille de présence en assemblée générale

Sur la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires, on aperçoit ici le code-QR qui permet d'identifier le propriétaire, lorsque celui-ci est scanné.


Préparer le smartphone pour scanner les convocations des copropriétaires

Ci-dessous on voit un smartphone connecté à l'application SYNDIC de VILOGI.

Rester sur n'importe quelle page, cela n'a pas d'importance.

Le logiciel Syndic VILOGI est ouvert avec un smartphone ou une tablelle

Préparer le smartphone pour scanner les convocations des copropriétaires


Lire le code QR figurant sur la convocation avec la tablette ou le PC

  1. Passer le scan de votre tablette sur le code QR de la convocation du copropriétaire.
  2. Puis cliquer sur OUVRIR LE LIEN.
Lire le code QR de la convocation à l AG des copropriétaires avec le logicil syndic

Lire le code QR figurant sur la convocation avec la tablette ou le PC


Détail du pointage présence en AG et signature numérique du copropriétaire sur tablette

Le détail de ce qui suit est à observer sur la tablette ou bien le smartphone du syndic.

Dès que le scan est terminé, le logiciel affiche cette nouvelle petite fenêtre sur laquelle apparait le détail du copropriétaire qui a été trouvé à partir du QR-CODE.

  1. Nom-prénom du copropriétaire
  2. La case à cocher PRESENT (elle le sera par défaut)
  3. Possibilité de sélectionner la personne qui représente le copropriétaire (voir le manuel correspondant à cette fonctionnalité)
  4. Le nom du représentant apparaitra donc ici
  5. Les millièmes correspondant à tous les lots du copropriétaire
  6. Le bouton pour enregistrer toutes ces information et les basculer dans le calcul du quorum de l'application assemblée générale des copropriétaires
  7. Le bouton pour afficher la fenetre de signature numérique du copropriétaire

 

 

Pointage et signature du copropriétaire à l ag avec le logiciel syndic

Détail du pointage présence en AG et signature numérique du copropriétaire sur tablette


Signature numérique sur la feuille de présence des copropriétaires

Ce qui est intéressant c'est que le copropriétaire n'a plus à signer sur la feuille de présence PAPIER!

En effet, la signature numérique du copropriétaire directement sur une tablette ou un smartphone aura pour effet d'enregistrer numériquement sa signature et de la porter sur la feuille de présence, elle-même numérisée dans l'application.

Rappelons que cette feuille de présence apparaitra sur l'extranet des copropriétaires, à coté de la convocation ainsi que du PV de l'Assemblée générale, puisque c'est toute la chaine des documents qui est numérisée sur le logiciel syndic de copropriété VILOGI.

Cliquer sur le bouton n°7 que nous voyons sur l'image ci-dessus.

Le propriétaire signe sa présence sur la tablette ou le smartphone du syndic de copropriété

Signature numérique sur la feuille de présence des copropriétaires

  1. Le propriétaire signe avec son doigt sur la tablette du syndic
  2. Il a la possibilité d'effacer et recommencer sa signature s'il a manqué quelque chose
  3. Il peut cliquer sur le bouton VALIDER LA SIGNATURE pour l'enregistrer.

La feuille de présence est automatiquement remplie avec la signature numérique du copropriétaire

On pourra constater que toutes les signatures apparaissent sur la feuille de présence.

Rappellons qu'à la fin de l'AG, le syndic pourra aussi procéder à la signature électronique du PV de l'AG par le président de séance!
Tutoriel logiciel immobilier pour syndics et administrateurs de biens

La feuille de présence est automatiquement remplie avec la signature numérique du copropriétaire

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
  • Réduire les voix en assemblée générale des copropriétaires article 22 Réduire les voix en assemblée générale des copropriétaires article 22
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    • La gestion électronique des documents (GED)
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