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Feuille des présences AG avec signature électronique des copropriétaires - 2
Module complet de gestion des Assemblées Générales des copropriétaires avec le logiciel syndic de copropriété
- L'assemblée générale des copropriétaires et AG mobile
- Convocation et PV des AG sur l'application mobile des copropriétaires
- Archiver les anciennes AG de la copropriété
- Créer une signature du syndic de copropriété pour faire apparaître sur les convocations à l AG
- Afficher la convocation de l'AG sur l'extranet des copropriétaires
- Listing détaillé de vos Assemblées Générales copropriétaires
- Comment gérer les entrées et les départs de copropriétaires lors de la séance d'AG
- Questions à l'assemblée générale des copropriétaires
- Affecter les clés de répartition de charges pour le vote d'une AG
- Rénumerotation automatique des questions posées a l'AG
- Ajouter une sous question dans l'ordre du jour de l'AG
- Modifier la date du proces verbal ou de la convocation a l'AG
- Apposer une signature au proces verbal d'AG
- Résolutions par defaut pour l'AG
- Créer une nouvelle résolution pour l'AG
- La réduction de voix en AG - Effet de l'article 22
- Préparer la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires - partie 1-2
- Convocation à l'assemblée générale des copropriétaires - partie 2-2
- Faire apparaitre la signature sur les convocations à l'assemblée générale des copropriétaires
- Feuille des présences AG avec signature électronique des copropriétaires - 2
- Feuille des présences AG et signature des copropriétaires - 1
- Envoyer le PV d'AG aux copropriétaires OPPOSANTS qui ont voté CONTRE ou ABSTENUS
- Afficher le PV d'assemblée générale sur l'extranet des copropriétaires
- PV de carence pour insuffisance de votants
- Vote par correspondance formulaire pour l'AG
- Vote par correspondance - Enregistrer les votes - Feuille de présence 1-2
- Vote par visioconférence - Enregistrer les votes - Feuille de présence 2-2
- Votes par correspondance saisis via extranet
Le module AG de votre logiciel syndic de copropriété, dispose d'une fonctionnalité qui permet d'optimiser le pointage des présents en début d'Assemble Générale des copropriétaires.
En effet grace à son smartphone le syndic peut assurer le pointage des présents à l'AG, et faire signer numériquement la feuille de présence des copropriétaires.
- Le syndic scannera le code QR présent sur les convocations, à partir de sa tablette ou un smartphone connecté sur le logiciel VILOGI.
- Le logiciel détectera le copropriétaire et affichera une fenêtre afin de valider sa présence.
- Puis le logiciel proposera la signature électronique du propriétaire directement sur la tablette ou smartphone.
Ainsi, la présence sera prise en compte dans le calcul du quorum qui est réalisé au fur et à mesure des pointages et la signature des copropriétaires apparaitra automatiquement sur la feuille de présence, entièrement dématérialisée!
Voici les étapes à suivre pour effectuer le pointage
- Plus besoin d'imprimer la feuille de présence
- Comme à l'accoutimé le syndic c'est préalablement connecté avec son PC sur le module de l'AG avec lequel il va gérer les votes.
- Parralellement, le syndic c'est préalablement connecté sur son compte avec sa tablette ou son smartphone (et reste sur la page d'accueil de la copropriété).
- Les copropriétaires présentent leur convocation
- Le syndic scanne le code QR figurant sur la convocation
- Le logiciel débusque automatiquement le nom du propriétaire sur une petite fenêtre qui s'ouvre sur sa tablette
- Lorsque le propriétaire apparait, le syndic clique sur le bouton SIGNATURE proche du nom du propriétaire (toujours sur sa tablette)
- Le propriétaire peut signer sur la tablette avec son doigt !
- L'ensemble des informations est automatiquement reporté sur le feuille de présence de l'AG (signature comprise).
Sur la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires, on aperçoit ici le code-QR qui permet d'identifier le propriétaire, lorsque celui-ci est scanné.
Préparer le smartphone pour scanner les convocations des copropriétaires
Ci-dessous on voit un smartphone connecté à l'application SYNDIC de VILOGI.
Rester sur n'importe quelle page, cela n'a pas d'importance.
Lire le code QR figurant sur la convocation avec la tablette ou le PC
- Passer le scan de votre tablette sur le code QR de la convocation du copropriétaire.
- Puis cliquer sur OUVRIR LE LIEN.
Détail du pointage présence en AG et signature numérique du copropriétaire sur tablette
Le détail de ce qui suit est à observer sur la tablette ou bien le smartphone du syndic.
Dès que le scan est terminé, le logiciel affiche cette nouvelle petite fenêtre sur laquelle apparait le détail du copropriétaire qui a été trouvé à partir du QR-CODE.
- Nom-prénom du copropriétaire
- La case à cocher PRESENT (elle le sera par défaut)
- Possibilité de sélectionner la personne qui représente le copropriétaire (voir le manuel correspondant à cette fonctionnalité)
- Le nom du représentant apparaitra donc ici
- Les millièmes correspondant à tous les lots du copropriétaire
- Le bouton pour enregistrer toutes ces information et les basculer dans le calcul du quorum de l'application assemblée générale des copropriétaires
- Le bouton pour afficher la fenetre de signature numérique du copropriétaire
Signature numérique sur la feuille de présence des copropriétaires
Ce qui est intéressant c'est que le copropriétaire n'a plus à signer sur la feuille de présence PAPIER!
En effet, la signature numérique du copropriétaire directement sur une tablette ou un smartphone aura pour effet d'enregistrer numériquement sa signature et de la porter sur la feuille de présence, elle-même numérisée dans l'application.
Rappelons que cette feuille de présence apparaitra sur l'extranet des copropriétaires, à coté de la convocation ainsi que du PV de l'Assemblée générale, puisque c'est toute la chaine des documents qui est numérisée sur le logiciel syndic de copropriété VILOGI.
Cliquer sur le bouton n°7 que nous voyons sur l'image ci-dessus.
- Le propriétaire signe avec son doigt sur la tablette du syndic
- Il a la possibilité d'effacer et recommencer sa signature s'il a manqué quelque chose
- Il peut cliquer sur le bouton VALIDER LA SIGNATURE pour l'enregistrer.
La feuille de présence est automatiquement remplie avec la signature numérique du copropriétaire
On pourra constater que toutes les signatures apparaissent sur la feuille de présence.
- Utiliser les codes barres pour la liste de présence AG copropriétaires
- Réduire les voix en assemblée générale des copropriétaires article 22
- Qui doit payer les frais de convocation d'une AG des copropriétaires
- Pointage des présents à l'AG de tous les copropriétaires a zéro
- Convocation assemblée générale pour un lot en indivision
L'externalisation de son back-office pour qui ?
En externalisant votre comptabilité, vous aurez tout le loisir de travailler à fidéliser et améliorer vos relations avec vos clients, tout en gardant un contrôle total sur la gestion de votre portefeuille et sa valorisation.
Vous rencontrez au moins une des problématiques suivantes :
- Une rentabilité trop faible causée par un nombre de lots insuffisants
- Des ressources internes inconstantes, insuffisantes voir inexistantes
- Une expertise métier incomplète pour apporter un service de qualité
- Un gestionnaire qui souhaite externaliser et faire des économies
Pointage et signature électronique des copropriétaires de la feuille de présence en assemblée générale