Vote par correspondance formulaire pour l'AG

A partir du 1er Juin 2020, la tenue des assemblées générales des copropriétaires peut être réalisée par des moyens entièrement dématérialisées sans la présence physique des copropriétaires et sans que l’assemblée générale ait décidé au préalable des modalités de sa mise en œuvre.

VILOGI a mis à votre disposition depuis 2019, l'application mobile qui permet à vos copropriétaires de voter à distance voir le tutoriel ici.

Le formulaire officiel de vote par correspondance, fixé par cet arrêté, est  à transmettre aux copropriétaires pour qu’ils exercent leur droit de décision à distance. Il devra être joint à la convocation de l’assemblée générale des copropriétaires.

Les copropriétaires qui le souhaitent doivent retourner au syndic le formulaire de vote par correspondance complété , au moins trois jours FRANCS avant la date de la tenue de l'assémble générale.

Nous allons voir dans ce tutoriel, comment joindre le formulaire de vote par correspondance à la convocation de l'assemble générale des copropriétaires.

Télécharger l'Ordonnance-2020-595-du-20-mai-2020-modifiant-ordonnance-2020-304-du-25-mars-2020

Les formulaires de vote par correspondance sont regroupés avec les pouvoirs.

Les formulaires de vote par correspondance et les pouvoirs sont regroupés dans un seul fichier, ce qui est pratique pour  l'envoi de la convocation (soit par courrier, soit par Lettre Recommandée Electronique).

1. Pour joindre les formulaires de vote à distance à la convocation, vous devez vous rendre dans la convocation, puis aller la modifier (Onglet COPROPRIETE -> menu: Assemblée Génarale -> cliquer sur l'AG ciblée -> MODIFIER l'AG).
2. Dans le bloc Pouvoirs et Formulaire de vote par correspondance figurent 4 boutons spécifiques aux pouvoir et aux votes par correspondance.
3. Sans intention de vote -> seul le pouvoir « sans intention de vote » est imprimable
4. Avec intention de vote -> seul le pouvoir « avec intention de vote » est imprimable
5. Sans intention de vote et vote par correspondance-> le pouvoir « sans intention de vote » est joint au « formulaire de vote par correspondance » sans un seul et même fichier imprimable
6. Avec intention de vote et vote par correspondance-> le pouvoir « avec intention de vote » est joint au « formulaire de vote par correspondance » sans un seul et même fichier imprimable

Un fois que les paramètres de la convocation ont été enregistrés, la convocation sera générée automatiquement par le logiciel syndic, incluant les documents tels que les annexes comptables, les devis et autres documents joints aux projets de résolutions, ainsi que les pouvoirs et les formulaires de vote par correspondance.

Le copropriétaire qui souhaite voter par correspondance doit faire parvenir le formulaire à son syndic de coproprité au moins 3 jours francs avant la date de l'assemblée générale.

Voici comment il devra calculer la date minimale de remise au syndic (hors délai postaux)

Le jour franc correspond à une période couant 0 h à 24 h.

• Il faut exclure le jour de réception du formulaire au syndic (toujours hors délais postaux)
• Puis décompter chaque jour qui suit de 0h à 24h
• Il faut déduire les jours de week-end et les jours fériés

Si le dernier jour survient un samedi, un dimanche ou un jour férié, il est repoussé au premier jour ouvrable qui suit.
Le délai qui expire un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé est prorogé jusqu’au premier jour ouvrable suivant.

Exemple 1 : la date de l'AG est prévue le 25/09/2020 (cas sans jours fériés)

La date de l'AG est prévue le 25/09/2020
Les 24, 23 et 22  sont comptés (3 jours francs)
Nous arrivons au 21/09/2020 qui est la date limite de réception du formulaire par le syndic de copropriété.

Pour rappel : Les votes par correspondance doivent parvenir au bureau du syndic au minimum 3 jours francs avant la date de l'assemblée. Les dimanches et jours fériés ne sont pas comptés dans les jours francs. Les votes reçus hors délai ne doivent pas être pris en compte.