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Assistance comptable pour syndic de copropriété !  avec le logiciel syndic de copropriété
Assistance comptable pour syndic de copropriété !

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Vote par correspondance formulaire pour l'AG

Module complet de gestion des Assemblées Générales des copropriétaires avec le logiciel syndic de copropriété


Vote par correspondance en AG avec le logiciel syndic copropriété

A partir du 1er Juin 2020, la tenue des assemblées générales des copropriétaires peut être réalisée par des moyens entièrement dématérialisées sans la présence physique des copropriétaires et sans que l’assemblée générale ait décidé au préalable des modalités de sa mise en œuvre.

VILOGI a mis à votre disposition depuis 2019, l'application mobile qui permet à vos copropriétaires de voter à distance voir le tutoriel ici.

L'arrêté du 02/07/2020  permet aux copropriétaires de voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale (AG), et fixe le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de la copropriété.

Le formulaire officiel de vote par correspondance, fixé par cet arrêté, est  à transmettre aux copropriétaires pour qu’ils exercent leur droit de décision à distance. Il devra être joint à la convocation de l’assemblée générale des copropriétaires.

Les copropriétaires qui le souhaitent doivent retourner au syndic le formulaire de vote par correspondance complété , au moins trois jours FRANCS avant la date de la tenue de l'assémble générale.

Nous allons voir dans ce tutoriel, comment joindre le formulaire de vote par correspondance à la convocation de l'assemble générale des copropriétaires.

Télécharger l'Ordonnance-2020-595-du-20-mai-2020-modifiant-ordonnance-2020-304-du-25-mars-2020


Les formulaires de vote par correspondance dans l'AG

Les formulaires de vote par correspondance sont regroupés avec les pouvoirs.

Les formulaires de vote par correspondance et les pouvoirs sont regroupés dans un seul fichier, ce qui est pratique pour  l'envoi de la convocation (soit par courrier, soit par Lettre Recommandée Electronique).

  1. Pour joindre les formulaires de vote à distance à la convocation, vous devez vous rendre dans la convocation, puis aller la modifier (Onglet COPROPRIETE -> menu: Assemblée Génarale -> cliquer sur l'AG ciblée -> MODIFIER l'AG).
  2. Dans le bloc Pouvoirs et Formulaire de vote par correspondance figurent 4 boutons spécifiques aux pouvoir et aux votes par correspondance.
  3. Sans intention de vote -> seul le pouvoir « sans intention de vote » est imprimable
  4. Avec intention de vote -> seul le pouvoir « avec intention de vote » est imprimable
  5. Sans intention de vote et vote par correspondance-> le pouvoir « sans intention de vote » est joint au « formulaire de vote par correspondance » sans un seul et même fichier imprimable
  6. Avec intention de vote et vote par correspondance-> le pouvoir « avec intention de vote » est joint au « formulaire de vote par correspondance » sans un seul et même fichier imprimable
Formulaire de vote par correspondance pour les copropriétaires

Les formulaires de vote par correspondance dans l'AG

Le formulaire de vote par correspondance est un formulaire réglementé. Il est donc imposé et ne peut être modifié.

Cliquer sur le bouton de votre choix pour voir joindre le formulaire de vote par correspondance

Un fois que les paramètres de la convocation ont été enregistrés, la convocation sera générée automatiquement par le logiciel syndic, incluant les documents tels que les annexes comptables, les devis et autres documents joints aux projets de résolutions, ainsi que les pouvoirs et les formulaires de vote par correspondance.


Comment calculer les 3 jours francs ?

Le copropriétaire qui souhaite voter par correspondance doit faire parvenir le formulaire à son syndic de coproprité au moins 3 jours francs avant la date de l'assemblée générale.

Voici comment il devra calculer la date minimale de remise au syndic (hors délai postaux)

Le jour franc correspond à une période couant 0 h à 24 h.

  • Il faut exclure le jour de réception du formulaire au syndic (toujours hors délais postaux)
  • Puis décompter chaque jour qui suit de 0h à 24h
  • Il faut déduire les jours de week-end et les jours fériés
  • Il faut déduite le jour de départ du délais

Si le dernier jour survient un samedi, un dimanche ou un jour férié, il est repoussé au premier jour ouvrable qui suit.
Le délai qui expire un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé est prorogé jusqu’au premier jour ouvrable suivant.

L’article L.3133-1 du Code du travail fixe les 11 fêtes légales qui sont des jours fériés :
1er janvier ; lundi de Pâques ; 1er mai ; 8 mai ; Ascension ; lundi de Pentecôte ; 14 juillet ; Assomption (15 août) ; Toussaint ; (1er novembre) ; 11 novembre ; jour de Noël (25 décembre).

Exemple de calcul des 3 jours francs pour la réception du formulaire de vote par correspondance par le syndic

Exemple 1 : la date de l'AG est prévue le 25/09/2020 (cas sans jours fériés)

La date de l'AG est prévue le 25/09/2020 -> un jour avant la date de l'AG nous amène au 24/09
Le 24/09/2020 n'est pas compté (exclusion du jour de réception du formulaire au syndic)
Les 21,22 et 23/09/2020 sont comptés (3 jours francs)
Les 19 et 20/09/2020 ne sont pas comptés (week-end)
Le 18/09/2020 n'est pas compté (Il faut déduite le jour de départ du délais)
Nous arrivons au 17/09/2020 qui est la date limite de réception du formulaire par le syndic de copropriété.

 

Exemple 2 : la date de l'AG est prévue le 26/12/2019 (cas difficile avec jours fériés)

La date de l'AG est prévue le 26/12/2019 -> un jour avant la date de l'AG nous amène au 25/12
Le 25/09/2020 n'est pas compté (jour férié)
Les 23 et 24/12/2019 sont comptés (2 jours francs)
Les 21 et 22/12/2019 ne sont pas comptés (week-end)
Le 20/12/2019 est compté (1 jour francs)
Le 19/12/2019 n'est pas compté (Il faut déduite le jour de départ du délais)
Nous arrivons au 18/12/2019 qui est la date limite de réception du formulaire par le syndic de copropriété.

Exemple de calcul des 3 jours francs pour la réception du formulaire de vote par correspondance par le syndic

Exemple de calcul des 3 jours francs pour la réception du formulaire de vote par correspondance par le syndic

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
  • Changement du président du conseil syndical Changement du président du conseil syndical
  • Vote propriétaire détient plus de 50  des parties communes Vote propriétaire détient plus de 50 des parties communes
  • Feuille de presence à l'AG de ce soir Feuille de presence à l'AG de ce soir
  • Documents à joindre à l'assemblée générale des copropriétaires Documents à joindre à l'assemblée générale des copropriétaires
  • Convocation assemblée générale pour un lot en indivision Convocation assemblée générale pour un lot en indivision
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    • Le carnet numérique du logement
    • La gestion électronique des documents (GED)
    • L'application mobile pour les propriétaires (Smatphone et IPhone)
    • Un centre de diffusion pour piloter vos communications avec les propriétaires, les locataires, les gardiens et les fournisseurs incluant une messagerie intégrée
    • L’envoi des notifications pas SMS
    • Les lettres recommandées électroniques
    • La télétransmission automatisée des données au REGISTRE DES COPROPRIETE
    • Outils dédiés aux controleurs de la caisse de garantie
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    • Les mises à jours automatiques
    • Les exports de vos données à tout moment
    • Outils de pilotage pour l'administrateur de biens mono et multi-agences
    • Les API pour développer vos propres applications mobiles
    • ....
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