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Vote par correspondance - Enregistrer les votes - Feuille de présence 1-2

Module complet de gestion des Assemblées Générales des copropriétaires avec le logiciel syndic de copropriété

Reglementation relative au vote par correspondance sur le logiciel de syndic de copropriété

Conformément à la nouvelle réglementation (arrêté du 02/07/2020), le syndic a envoyé aux copropriétaires, le formulaire de vote par correspondance joint à la convocation à prochaine assemblée générale.

Le vote en assemblée générale des copropritaires est traité par l’article 17-1 A de la Loi du 10 juillet 1965, modifié par l’ordonnance du 30 octobre 2019.

Les alinéas 2 et 3 de cet article disposent :

« Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.

Les conditions d’identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l’assemblée générale et les modalités de remise au syndic du formulaire de vote par correspondance sont définies par décret en Conseil d’Etat ».

Le Décret n°2020-834 du 2 juillet 2020 modifie les dispositions du Décret du 17 mars 1967 et comprend, entre autres, 4 articles relatifs au vote par correspondance : les articles 10, 11 15 et 16.

Ces dispositions nouvelles ont pour objet de prévoir les règles et modalités applicables au vote par correspondance:

1- Le formulaire de vote par correspondance devra être annexé à la convocation à l’assemblée générale -> Sur votre logiciel ce formulaire est automatiquement joint
2- Le formulaire devra être retourné par le copropriétaire 3 jours francs avant la tenue de l'assemblée générale des copropriétaires afin d’être pris en considération ;
3- Les copropriétaires votant par correspondance devront être recensés sur la feuille de présence et la date de réception du formulaire par le syndic devra y être mentionnée ;
4- Enfin, la présence physique du copropriétaire ou de son mandataire (désigné ou non en cas de délégation de pouvoir en blanc) à l’assemblée générale, prévaudra systématiquement sur le formulaire de vote par correspondance qui sera alors écarté.

La tâche de la saisir des votes par correspondance infligée aux syndics de copropriétés est conséquente. Imaginons une AG de 50 copropriétaires dont 30 copropriétaires décident de voter par correspondance pour les 45 projets de résolution ! Le syndic devra ainsi saisir pas moins de 1350 votes !!!!

Ce que fait votre logiciel syndic de copropriété pour le vote par correspondance

Le logiciel syndic de copropriété joint aujomatiquement le formulaire de vote par correspondance aux convocations des vos assemblées générales de copropriétaires. Ce formulaire reglementaire est nominatif et comporte les informations nécessaires pour que chaque copropriétaire puisse le renvoyer correctement rempli.
Le logiciel permet au syndic de copropriété de saisir simplement les informations de votes par correspondance des copropriétaires avant la tenue de l'AG, ce qui lui fait gagner du temps (Attention ce formulaire doit parvenir au syndic au moins 3 jours avant la tenue de l'AG..
Le logiciel inscrit automatiquement le nom des copropriétaires qui votent par correspondance sur la feuille de présence qui sera diffusée à l'issue de la réunion de l'AG.

Zone d'enregistrement des votes par correspondance

Pour enregistrer les votes par correspondance d'une AG, il vous devez vous rendre sur la zone de l'écran de l'enregistrement des présents à l'AG:

Onglet COPROPRIETE
Menu ASSEMBLEES GENERALES
Cliquer sur le nom de l'AG visée par le vote
Descendre en bas de la page pour se rendre sur le tableau des présents/représentés à l'AG

Dans le pointage des votants cliquer sur le nom du propriétaire qui a voté par correspondance

Sur l'écran de pointage des présents, cocher le copropriétaire qui a voté par correspondance en qualité de présent.

Puis cliquer sur son nom pour accéder à la saisie de son formulaire de vote par correspondance.

Un nouvel écran propose la saisie du vote par correspondance

Cet écran permet de saisir:

la date de reception du formulaire de vote par correspondance du copropriétaire
les votes figurant sur le formulaire de vote par correspondance de toutes les résolutions de l'AG d'un seul coup!
en fin de saisie des votes, VALIDER les votes.

Le copropriétaire qui a voté par correspondance est considéré comme présent maintenant

L'information du vote par correspondance apparait sur la feuille de présence

Rappel de la reglementation relative à la tenue de la feuille de présence en AG des copropriétaires

Article 14 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis

Modifié par Décret n°2020-834 du 2 juillet 2020 - art. 15

Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé :

-présent physiquement ou représenté ;

-participant à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique ;

- ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic.

Dans le cas où le copropriétaire ou l'associé est représenté, la feuille de présence mentionne les nom et domicile du mandataire désigné et précise le cas échéant si ce dernier participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

Cette feuille indique pour chaque copropriétaire le nombre de voix dont il dispose, le cas échéant en faisant application des dispositions des deuxième et troisième alinéas du I de l'article 22 et du dernier alinéa de l'article 10 de la loi du 10 juillet 1965.

Elle est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent physiquement, ou par son mandataire.

Elle est certifiée exacte par le président de séance désigné par l'assemblée générale.

Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1366 et 1367 du code civil.

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Changement du président du conseil syndical

Changement du président du conseil syndical

Bonjour,

Ou puis-je trouver un document a remplir en cas de changement du président du conseil syndical svp ?

Merci d'avance, F P
Comment tout effacer sur la feuille de présence de l'AG

Je souhaite effacer tous les éléments sur la feuille de présence

En plus de l’effacement de tous le copropriétaires et les éléments associés il faut
   a- effacer les propriétaires et mandataires automatiquement et ne pas avoir à le faire manuellement pour chaque propriétaire
    b-effacer les signatures
    c-mettre à jour les quorums

Mise à jour des présents à l'AG des copropriétaires

Cliquer sur le bouton pour effacer tous les éléments de présence à l'AG des copropriétaires

Pour effacer tous les éléments de présence (propriétaires, mandataires, signatures, quorums....) sur le module AG du logiciel syndic de copropriété VILOGI, il suffit de cliquer sur le bouton « METTRE A JOUR LA LISTE DES COPROPRIETAIRES ». Ainsi tout sera effacé, même les éléments sur la feuille de présence au format PDF !

Cordialement
Qui doit payer les frais de convocation d'une AG des copropriétaires

Qui doit payer les frais de convocation d'une AG?

La réponse à cette question a été tranchée par la Cour de cassation (3ème chambre civile, 12 novembre 2020, n° 19-22.060).

Dans cette affaire, un copropriétaire avait assigné le syndicat des copropriétaires (donc la communauté des copropriétaires) en réparation des désordres subis à la suite de travaux de ravalement.
Une Assemblée Générale « supplémentaire » a alors du être convoquée à l'initiative du syndic de la copropriété pour autoriser ce propriétaire à formuler des demandes reconventionnelles sur l'action engagée par ce copropriétaire.
Le syndicat des copropriétaires demande alors à ce copropriétaire le remboursement des frais gé,érés par la convocation de cette Assemblée Générale « supplémentaire ».
Celui-ci refuse de payer ces frais et porte l'affaire en justice. La cour d'appel de Colmar le 4 février 2019 a déclaré que « la demande tendant à mettre à la charge du [copropriétaire concerné] les frais relatifs à la tenue de l’assemblée générale “supplémentaire” du 18 avril 2016 est légitime, dès lors que le syndicat des copropriétaires a été attrait en justice par ce copropriétaire et qu’au cours de cette instance le syndic a dû soumettre au vote des copropriétaires une résolution l’autorisant à présenter une demande reconventionnelle ».

MAIS !!!!

Le copropriétaire à porté l'affaire auprès de la cour de cassation (3ème chambre civile, 12 novembre 2020, n° 19-22.060) qui va casser la décision de la cour d'appel en jugeant que « les frais de convocation sont des charges communes à répartir entre tous les copropriétaires au prorata de leur tantième de copropriété ». Les frais de convocation à une assemblée générale ne peuvent donc pas être imputés à un seul copropriétaire même si la réunion de l’AG est rendue nécessaire de son fait.
Questions libres lors de l'assemblée générale des coproprietaires

Questions libres lors de l'assemblée générale des coproprietaires

Bonjour,
Comment est il possible lors de l'Assemblée générale d’insérer des questions libres qui ne nécessitent pas de vote des copropriétaires ?
Dans l'attente de votre réponse
Cordialement
Réduire les voix en assemblée générale des copropriétaires article 22

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