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PV de carence pour insuffisance de votants

Module complet de gestion des Assemblées Générales des copropriétaires avec le logiciel syndic de copropriété

Un PV de carence durant cette période sanitaire

En cas d'impossibilité de tenir l'assemblée générale des copropriétaires pour les raisons sanitaires que nous traversons, le syndic a la possibilité de dresser un procès-verbal de carence.

Votre logiciel syndic de copropriété, a prévu de générer 2 types de procés-verbal de carence:

un PV de carence lié à l'insuffissance de participants présentiels ou distanciels à l'Assemblée générale des copropriétaires
un pv de carence liée au covid du fait des assemblées générales convoquées et annulées pour raisons sanitaires

Contrairement à un procès-verbal habituel, le procés-verbal de carence ne pourra pas être contesté par la voie judiciaire.

La distribution du PV de carence n’est pas soumise à un formalisme particulier comme à l'acoutumé.

Sans formalisme non plus le mode d'envoi du PV de carence qui pourra être envoyé avec la nouvelle convocation, ou d'autres moyens.

Le procés-verbal de carence de l'assemblée générale des copropriétaires, sera automatiquement rendu disponible à la consultation libre sur l'extranet des copropriétaires et aussi sur l'application mobile VILOGI dédiée aux copropriétaires.

Ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 modifiant l'ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l'ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété
« Art. 22-3.-Lorsqu'il est fait application de l'article 22-2, il est dérogé aux dispositions des articles 9,14,15 et 17 du décret du 17 mars 1967 susvisé dans les conditions suivantes :
« 1° L'assemblée générale des copropriétaires est convoquée sans qu'un lieu de réunion soit déterminé, ni indiqué dans la convocation ;
« 2° La convocation précise que les copropriétaires ne peuvent participer à l'assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance. Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible, la convocation précise que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance ;
« 3° Le président de séance certifie exacte la feuille de présence et signe, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la tenue de l'assemblée générale ;
« 4° Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance en application des dispositions du décret du 17 mars 1967 susvisé.

Le PV de carence est généré lors de l'édition du PV de l'AG

Pour générer le PV de carence (pour raison sanitaire ou pour carence de cropriétaires lors de l'AG) :

Cliquer sur l'icone de l'AG dans la liste de l'historique de vos Assemblées générales

Sélectionner le PV de carence de l'assemblée générale

La fenêtre qui apparait va servir à sélectionner le format de fichier que vous souhaitez éditer/imprimer. Les formats disponibles sont :

Format RTF (modifiable)
Format WORD (modifiable)
Format OpenOffice (modifiable)
Format PDF (non modifiable -> ce format est conseillé pour sauvegarder le PV de carence )

et si nécessaire le type de PV de carence, ici nous en avons 2:

PV de carence ordinaire pour carence de copropriétaires à l'AG
PV de carence pour cause sanitaire lié à la crise de covid-19 (en 2020)

Si vous souhaitez un PV d'AG ordinaire, ne pas cocher les cases liées aux cas de carence.

Cocher le PV de carence souhaité puis cliquer sur le bouton du format de fichier.

Dès que le fichier est téléchargé, sauvegardez le sur votre PC, nous allons en avoir besoin pour le télécharger dans la zone de sauvegarde.

Le téléchargement de ce PV de carence est un traitement exceptionnel, lié au PV de carence, qui est souhaitons le, un cas inhabituel. La sauvegarde des autres cas de PV d'AG, est bien sur automatique sur votre logiciel de gestion locative.

Extrait du PV de carence qui sera publié sur l'espace copropriétaires et l'application mobile copropriétaires

Voici un extrait du PV de carence lié à la crise sanitaire covid-19 de 2020.

Archiver le PV de carence pour le publier sur l'espace copropriétaires (extranet) et l'application mobile copropriétaires

Nous allons maintenant archiver ce PV de carence (qui est une situation exceptionnelle). Cela permettra de le publier sur l'espace de vos clients les copropriétaires ainsi que sur leur application mobile.

Revenir sur la liste de vos assemblées générales de cette copropriété

Cliquer sur le nom de l'AG visée par le PV de carence (comme pour la modifier)

Cliquer sur le bouton MODIFIER

Cliquer sur la zone de téléchargement du fichier PV et attacher le PV de carence précédemment téléchargé.
On aperçoit les zones de signatures électronique du président de séance -> ici il n'y a pas lieu d'apposer de signature sur le PV de carence
Et du secrétaire -> ici il n'y a pas lieu d'apposer de signature sur le PV de carence
Cliquer sur le bouton pour enregistrer votre travail

Pour rappel :

la saisie de la date d'envoi de la convocation de l'assemblée générale par le gestionnaire, déclenche automatiquement la publication de cette convocation sur l'espace de vos copropriétaires (extranet) ainsi que sur l'application mobile disponible pour vos copropriétaires
la saisie de la date d'envoi du PV de l'assemblée générale par le gestionnaire, déclenche automatiquement la publication de cette convocation sur l'espace de vos copropriétaires (extranet) ainsi que sur l'application mobile disponible pour vos copropriétaires

Vos copropriétaires peuvent consulter le PV des AG sur l'application mobile des copropritaires

A partir de maintenant, le PV de carence de l'AG est sauvegardé, il apparait sur la liste de vos PV d'AG dès que vous cliquerez sur l'icône correspondante, ainsi que sur l'espace de vos copropriétaires (extranet) ainsi que sur l'application mobile de vos copropriétaires.

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Pointage des présents à l'AG de tous les copropriétaires a zéro

Mettre tous les présents à zéro sur le logiciel AG

Bonjour,
A l'ouverture d'une session il faudrait que tous les compteurs soient mis à 0% et non pas à 100% que tous les mandataires sélectionnés précédemment soient annulés que toutes les signatures soient effacées et que le quorum remis à 0. Merci

Pointage propriétaires présent AG avec le logiciel syndic en full web

Cliquer sur l'un des boutons pour les propriétaires présents à l'AG

Bonjour,
Vous avez 3 possibilités pour mettre tout à zéro, en cliquant sur les boutons « TOUT COCHER » « TOUT DECOCHER » OU « INVERSER LA SELECTION».
Par défaut tout est coché.
Pour la remise à zéro de tous les pointages, incluant les signatures et les mandataires, le client peut cliquer sur le bouton : « MISE A JOUR DE LA LISTE DES COPROPRIETAIRES ».
L'ensemble des informations relatives à la présence de TOUS les copropriétaires seront efffacées.
Cordialement
Documents à joindre à l'assemblée générale des copropriétaires
une quinzaine de documents disponibles à joindre à l'AG

Bonjour, l'index "Rapports" fournit quantité de documents, "comptables" ou "pour l'assemblée".

Cette dernière rubrique comprend une quinzaine de documents : en dehors des "5 annexes", quels sont ceux à annexer obligatoirement à la convocation AG, s'il vous plait ?

Je ne sais jamais lequel produire notamment pour indiquer que nous n'avons aucun copropriétaire débiteurs.

Particularité de la copro : l'AG décide chaque année de NE PAS répartir les excédents ; nous les versons au fonds travaux (ou aux avances pour travaux lorsqu'il en est prévu).

Les rapports "après répartition" sont donc particulièrement peu parlants et embrouillent totalement nos copropriétaires ; maintenant s'ils sont obligatoires ???

Merci ; bien cordialement,
Voici un apperçut des éléments à fournir à l'AG

Bonjour,

La convocation doit être écrite et mentionner :
En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.

La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment :
Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire dans les mêmes conditions. Tel est le cas par exemple :
Cordialement
Réduire les voix en assemblée générale des copropriétaires article 22
Questions libres lors de l'assemblée générale des coproprietaires

Questions libres lors de l'assemblée générale des coproprietaires

Bonjour,
Comment est il possible lors de l'Assemblée générale d’insérer des questions libres qui ne nécessitent pas de vote des copropriétaires ?
Dans l'attente de votre réponse
Cordialement
Convocation assemblée générale pour un lot en indivision

Convocation assemblée générale pour un lot en indivision

Bonjour,
Les copropriétaires peuvent, pour un lot, être une personne physique; seule, en couple, en indivision, mais également une personne morale représentée par une personne physique.

Actuellement votre logiciel ne permet de créer qu'une seule identification, ce qui peut s'avérer insuffisant.
Notamment pour les convocations en assemblée générale, identifier le représentant d'une personne morale, d'une indivision, de déterminée nominativement le membre du Conseil Syndical.

J'ai essayé dans le cas d'un couple de créer un nouveau copropriétaire, mais dans ce cas il est impossible de le lier aux lots déjà affectés .
Bien cordialement.
Christian B.

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