Tous les tutoriels Syndic

PV de carence pour insuffisance de votants

Module complet de gestion des Assemblées Générales des copropriétaires avec le logiciel syndic de copropriété

Un PV de carence durant cette période sanitaire

En cas d'impossibilité de tenir l'assemblée générale des copropriétaires pour les raisons sanitaires que nous traversons, le syndic a la possibilité de dresser un procès-verbal de carence.

Votre logiciel syndic de copropriété, a prévu de générer 2 types de procés-verbal de carence:

un PV de carence lié à l'insuffissance de participants présentiels ou distanciels à l'Assemblée générale des copropriétaires
un pv de carence liée au covid du fait des assemblées générales convoquées et annulées pour raisons sanitaires

Contrairement à un procès-verbal habituel, le procés-verbal de carence ne pourra pas être contesté par la voie judiciaire.

La distribution du PV de carence n’est pas soumise à un formalisme particulier comme à l'acoutumé.

Sans formalisme non plus le mode d'envoi du PV de carence qui pourra être envoyé avec la nouvelle convocation, ou d'autres moyens.

Le procés-verbal de carence de l'assemblée générale des copropriétaires, sera automatiquement rendu disponible à la consultation libre sur l'extranet des copropriétaires et aussi sur l'application mobile VILOGI dédiée aux copropriétaires.

Ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 modifiant l'ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l'ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété
« Art. 22-3.-Lorsqu'il est fait application de l'article 22-2, il est dérogé aux dispositions des articles 9,14,15 et 17 du décret du 17 mars 1967 susvisé dans les conditions suivantes :
« 1° L'assemblée générale des copropriétaires est convoquée sans qu'un lieu de réunion soit déterminé, ni indiqué dans la convocation ;
« 2° La convocation précise que les copropriétaires ne peuvent participer à l'assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance. Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible, la convocation précise que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance ;
« 3° Le président de séance certifie exacte la feuille de présence et signe, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la tenue de l'assemblée générale ;
« 4° Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance en application des dispositions du décret du 17 mars 1967 susvisé.

Le PV de carence est généré lors de l'édition du PV de l'AG

Pour générer le PV de carence (pour raison sanitaire ou pour carence de cropriétaires lors de l'AG) :

Cliquer sur l'icone de l'AG dans la liste de l'historique de vos Assemblées générales

Sélectionner le PV de carence de l'assemblée générale

La fenêtre qui apparait va servir à sélectionner le format de fichier que vous souhaitez éditer/imprimer. Les formats disponibles sont :

Format RTF (modifiable)
Format WORD (modifiable)
Format OpenOffice (modifiable)
Format PDF (non modifiable -> ce format est conseillé pour sauvegarder le PV de carence )

et si nécessaire le type de PV de carence, ici nous en avons 2:

PV de carence ordinaire pour carence de copropriétaires à l'AG
PV de carence pour cause sanitaire lié à la crise de covid-19 (en 2020)

Si vous souhaitez un PV d'AG ordinaire, ne pas cocher les cases liées aux cas de carence.

Cocher le PV de carence souhaité puis cliquer sur le bouton du format de fichier.

Dès que le fichier est téléchargé, sauvegardez le sur votre PC, nous allons en avoir besoin pour le télécharger dans la zone de sauvegarde.

Le téléchargement de ce PV de carence est un traitement exceptionnel, lié au PV de carence, qui est souhaitons le, un cas inhabituel. La sauvegarde des autres cas de PV d'AG, est bien sur automatique sur votre logiciel de gestion locative.

Extrait du PV de carence qui sera publié sur l'espace copropriétaires et l'application mobile copropriétaires

Voici un extrait du PV de carence lié à la crise sanitaire covid-19 de 2020.

Archiver le PV de carence pour le publier sur l'espace copropriétaires (extranet) et l'application mobile copropriétaires

Nous allons maintenant archiver ce PV de carence (qui est une situation exceptionnelle). Cela permettra de le publier sur l'espace de vos clients les copropriétaires ainsi que sur leur application mobile.

Revenir sur la liste de vos assemblées générales de cette copropriété

Cliquer sur le nom de l'AG visée par le PV de carence (comme pour la modifier)

Cliquer sur le bouton MODIFIER

Cliquer sur la zone de téléchargement du fichier PV et attacher le PV de carence précédemment téléchargé.
On aperçoit les zones de signatures électronique du président de séance -> ici il n'y a pas lieu d'apposer de signature sur le PV de carence
Et du secrétaire -> ici il n'y a pas lieu d'apposer de signature sur le PV de carence
Cliquer sur le bouton pour enregistrer votre travail

Pour rappel :

la saisie de la date d'envoi de la convocation de l'assemblée générale par le gestionnaire, déclenche automatiquement la publication de cette convocation sur l'espace de vos copropriétaires (extranet) ainsi que sur l'application mobile disponible pour vos copropriétaires
la saisie de la date d'envoi du PV de l'assemblée générale par le gestionnaire, déclenche automatiquement la publication de cette convocation sur l'espace de vos copropriétaires (extranet) ainsi que sur l'application mobile disponible pour vos copropriétaires

Vos copropriétaires peuvent consulter le PV des AG sur l'application mobile des copropritaires

A partir de maintenant, le PV de carence de l'AG est sauvegardé, il apparait sur la liste de vos PV d'AG dès que vous cliquerez sur l'icône correspondante, ainsi que sur l'espace de vos copropriétaires (extranet) ainsi que sur l'application mobile de vos copropriétaires.

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Utiliser les codes barres pour la liste de présence AG copropriétaires

Je souhaite faire une liste de présence avec le système des code barre

Bonsoir;
Je souhaite faire une liste de présence avec le système des code barre et remettre également les chèques avec le système des code barre.
Si j'achète une douchette scannant les code barre est-ce que ça fonctionne sur le logiel et si oui comment ?
Merci à vous.

Pour la feuille de présence et les paiements il faut paramétrer le code 128

Pour la feuille de présence, vous devez cliquez sur le "code barre" (ci-dessous une capture d'écran pour vous aider) dans la rubriqe "Assemblée" et faire la configuration avec votre douchette:

Pour la feuille de présence et les paiements il faut paramétrer la douchette avec le "code 128" (type de code barre).

L'ensemble des douchettes reconnaissent ce type de code barre.

Pour la présence en AG il faut imprimer la feuille de présence avec code barre puis ouvrir la page au niveau de l'AG en bout de ligne.

Pour le paiement il s'agit de la zone de recherche rapide.

Cordialement
Pointage des présents à l'AG de tous les copropriétaires a zéro

Mettre tous les présents à zéro sur le logiciel AG

Bonjour,
A l'ouverture d'une session il faudrait que tous les compteurs soient mis à 0% et non pas à 100% que tous les mandataires sélectionnés précédemment soient annulés que toutes les signatures soient effacées et que le quorum remis à 0. Merci

Pointage propriétaires présent AG avec le logiciel syndic en full web

Cliquer sur l'un des boutons pour les propriétaires présents à l'AG

Bonjour,
Vous avez 3 possibilités pour mettre tout à zéro, en cliquant sur les boutons « TOUT COCHER » « TOUT DECOCHER » OU « INVERSER LA SELECTION».
Par défaut tout est coché.
Pour la remise à zéro de tous les pointages, incluant les signatures et les mandataires, le client peut cliquer sur le bouton : « MISE A JOUR DE LA LISTE DES COPROPRIETAIRES ».
L'ensemble des informations relatives à la présence de TOUS les copropriétaires seront efffacées.
Cordialement
Feuille de presence à l'AG de ce soir
J'ai besoin de sortir une feuille de presence avec une autre clé

Monsieur pour mon AG de ce soir j'ai besoin de sortir une feuille de presence avec 1076 tantièmes suite au modif du 30.01.2015 or il me sort la feuille de presence sur l'ancienne clé merci de votre aide cordialement MME Mxxxxxxx
La liste des copropriétaires sur la feuille de présence dépend de la clé chosie

Lorsque vous avez créé l'AG, vous avez sélectionné une clé de répartition.

Cette clé est à la base de la sélection des copropriétaires qui figurent sur la feuille de présence de l'AG.

Si vous souhaitez modifier la liste des copropriétaires pour l'adapter à une autre clé de répartition:
- Aller dans l'Assemblée Générale
- Cliquer sur le bouton MODIFIER
- Modifier la clé de répartition dans la liste de choix prévu à cet effet.
- Puis enregistrez les modifications.
Ensuite dans l'écran de l'AG aller tout en bas de l'écran.
- Figure un cadre avec la liste des copropriétaires : cliquer sur le gros bouton «MISE A JOUR LA LISTE DES COPROPRIETAIRES».
Les feuilles de présence seront donc celles des copropriétaires affectés par la nouvelle clé que vous aurez modifiée.

Cordialement
Documents à joindre à l'assemblée générale des copropriétaires
une quinzaine de documents disponibles à joindre à l'AG

Bonjour, l'index "Rapports" fournit quantité de documents, "comptables" ou "pour l'assemblée".

Cette dernière rubrique comprend une quinzaine de documents : en dehors des "5 annexes", quels sont ceux à annexer obligatoirement à la convocation AG, s'il vous plait ?

Je ne sais jamais lequel produire notamment pour indiquer que nous n'avons aucun copropriétaire débiteurs.

Particularité de la copro : l'AG décide chaque année de NE PAS répartir les excédents ; nous les versons au fonds travaux (ou aux avances pour travaux lorsqu'il en est prévu).

Les rapports "après répartition" sont donc particulièrement peu parlants et embrouillent totalement nos copropriétaires ; maintenant s'ils sont obligatoires ???

Merci ; bien cordialement,
Voici un apperçut des éléments à fournir à l'AG

Bonjour,

La convocation doit être écrite et mentionner :
En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.

La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment :
Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire dans les mêmes conditions. Tel est le cas par exemple :
Cordialement
Réduire les voix en assemblée générale des copropriétaires article 22

Les avantages des solutions en full web VILOGI

L'externalisation de son back-office pour qui ?

En externalisant votre comptabilité, vous aurez tout le loisir de travailler à fidéliser et améliorer vos relations avec vos clients, tout en gardant un contrôle total sur la gestion de votre portefeuille et sa valorisation.
Vous rencontrez au moins une des problématiques suivantes :

Une rentabilité trop faible causée par un nombre de lots insuffisants
Des ressources internes inconstantes, insuffisantes voir inexistantes
Une expertise métier incomplète pour apporter un service de qualité
Un gestionnaire qui souhaite externaliser et faire des économies

Demander un devis 01.55.28.32.32

Je souhaite faire une liste de présence avec le système des code barre

Pour la feuille de présence et les paiements il faut paramétrer le code 128

Mettre tous les présents à zéro sur le logiciel AG

Cliquer sur l'un des boutons pour les propriétaires présents à l'AG

J'ai besoin de sortir une feuille de presence avec une autre clé

La liste des copropriétaires sur la feuille de présence dépend de la clé chosie

une quinzaine de documents disponibles à joindre à l'AG

Voici un apperçut des éléments à fournir à l'AG