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Préparer la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires - partie 1-2

Module complet de gestion des Assemblées Générales des copropriétaires avec le logiciel syndic de copropriété

Préparer la convocation de l'Assemblée générale des copropriétaires

Pour préparer la convocation à l' assemblée générale:

Réunir toutes les pièces comptables et financières pour les joindre à la convocation
Réunir les pièces administratives et les éventuels devis pour les joindre aux convocations à l'assemblée générale des copropriétaires
Préparer les questions qui seront inscrites à l'ordre du jour...
Préparer les projets de résolutions à l'assemblée générale des copropriétaires en fonction des différentes majorités requises...
Imprimer les convocations et les pièces à joindre, notamment les pouvoirs.

Seront joints à la convocation les documents ci-dessous édités par le logiciel:

La convocation à l'assemblée générale des copropriétaires avec les projets de résolutions à l'ordre du jour
Les annexes 1 à 5 (obligatoire)
Les documents comptables et financiers qui seront sélectionnés
Le pouvoir
La feuille de présence (à imprimer à part)
Les documents et les devis des fournisseurs liés aux projets de résolutions. qui ont été scannés et importés sur le logiciel.

(Voir page précédente pour accéder à la préparation de l'assemblée générale)

A chaque étape, vous avez la possibilité :

de revenir en arrière
de modifier
de supprimer l'assemblée générale

Accéder au module de gestion des assemblées générales des copropriétaires

Aller dans d'onglet COPROPRIETE
Onglet: COPROPRIETE
Menu: Assemblée

Pour créer une nouvelle AG de cette copropriété cliquer sur le bouton NOUVEAU

Aller dans d'onglet COPROPRIETE
Puis cliquer sur le bouton "Nouveau"

Ecran pour la convocation d'une assemblée générale des copropriétaires

Nom que vous donnez à l'assemblée générale
Type d'assemblée générale (liste de choix)
Date de l'AG
Date d'envoi de la convocation -> laisser vide pour le moment -> à remplir dès lors où la convocation est prête à être envoyée
Heure de début de l'AG
Heure de fin prévue de l'AG
Clé utilisée pour le calcul du QUORUM (décompte des présents, représentés et absents au début de l'AG)
Approbation des comptes : sélectionner ici l'exercice comptable qui sera présentée et soumis à l'approbation de l'assemblée des copropriétaires lors de l'AG
Modèles de Résolutions qui seront pré-sélectionnées pour la rédaction de la convocation à l'AG
Références du mandat du syndic (information recuillie à partir du carnet d'entretien)
Nombre de mandats maximum détenus par un copropriétaire au cours de l'AG (ici 5 mandats (pouvoirs) par défaut correspond à la réglementation actuelle)
Nombre de voix maximum (pourcentage) qu'un propriétaire ne peut dépasser (ici 10% par défaut correspond à la réglementation actuelle)
Adresse où se tiendra l'AG
Texte obligatoire pour la consultation des pieces comptables par les copropriétaires -> saisir la date et les horaires prévus
Annexes comptables qui seront jointes obligatoirement pour une AG ordinaire (les cases sont cochées par défaut sans pouvoir les décocher)
Documents comptables copropriété qui peuvent être joints à l'AG (cocher les cases visées)
Document comptables copropriétaires qui peuvent être joints à l'AG (cocher les cases visées)
Documents individuels que vous pouvez joindre à l'AG. Il s'agit de documents personnels de chaque copropriétaire comme le relevé de compte ou le relevé de charges par exemple)
Cliquer sur le bouton ENREGISTRER pour finaliser cette première étape de création d'une convocation à l'AG.

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Utiliser les codes barres pour la liste de présence AG copropriétaires

Je souhaite faire une liste de présence avec le système des code barre

Bonsoir;
Je souhaite faire une liste de présence avec le système des code barre et remettre également les chèques avec le système des code barre.
Si j'achète une douchette scannant les code barre est-ce que ça fonctionne sur le logiel et si oui comment ?
Merci à vous.

Pour la feuille de présence et les paiements il faut paramétrer le code 128

Pour la feuille de présence, vous devez cliquez sur le "code barre" (ci-dessous une capture d'écran pour vous aider) dans la rubriqe "Assemblée" et faire la configuration avec votre douchette:

Pour la feuille de présence et les paiements il faut paramétrer la douchette avec le "code 128" (type de code barre).

L'ensemble des douchettes reconnaissent ce type de code barre.

Pour la présence en AG il faut imprimer la feuille de présence avec code barre puis ouvrir la page au niveau de l'AG en bout de ligne.

Pour le paiement il s'agit de la zone de recherche rapide.

Cordialement
Documents à joindre à l'assemblée générale des copropriétaires
une quinzaine de documents disponibles à joindre à l'AG

Bonjour, l'index "Rapports" fournit quantité de documents, "comptables" ou "pour l'assemblée".

Cette dernière rubrique comprend une quinzaine de documents : en dehors des "5 annexes", quels sont ceux à annexer obligatoirement à la convocation AG, s'il vous plait ?

Je ne sais jamais lequel produire notamment pour indiquer que nous n'avons aucun copropriétaire débiteurs.

Particularité de la copro : l'AG décide chaque année de NE PAS répartir les excédents ; nous les versons au fonds travaux (ou aux avances pour travaux lorsqu'il en est prévu).

Les rapports "après répartition" sont donc particulièrement peu parlants et embrouillent totalement nos copropriétaires ; maintenant s'ils sont obligatoires ???

Merci ; bien cordialement,
Voici un apperçut des éléments à fournir à l'AG

Bonjour,

La convocation doit être écrite et mentionner :
En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.

La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment :
Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire dans les mêmes conditions. Tel est le cas par exemple :
Cordialement
Comment tout effacer sur la feuille de présence de l'AG

Je souhaite effacer tous les éléments sur la feuille de présence

En plus de l’effacement de tous le copropriétaires et les éléments associés il faut
   a- effacer les propriétaires et mandataires automatiquement et ne pas avoir à le faire manuellement pour chaque propriétaire
    b-effacer les signatures
    c-mettre à jour les quorums

Mise à jour des présents à l'AG des copropriétaires

Cliquer sur le bouton pour effacer tous les éléments de présence à l'AG des copropriétaires

Pour effacer tous les éléments de présence (propriétaires, mandataires, signatures, quorums....) sur le module AG du logiciel syndic de copropriété VILOGI, il suffit de cliquer sur le bouton « METTRE A JOUR LA LISTE DES COPROPRIETAIRES ». Ainsi tout sera effacé, même les éléments sur la feuille de présence au format PDF !

Cordialement
Feuille de presence à l'AG de ce soir
J'ai besoin de sortir une feuille de presence avec une autre clé

Monsieur pour mon AG de ce soir j'ai besoin de sortir une feuille de presence avec 1076 tantièmes suite au modif du 30.01.2015 or il me sort la feuille de presence sur l'ancienne clé merci de votre aide cordialement MME Mxxxxxxx
La liste des copropriétaires sur la feuille de présence dépend de la clé chosie

Lorsque vous avez créé l'AG, vous avez sélectionné une clé de répartition.

Cette clé est à la base de la sélection des copropriétaires qui figurent sur la feuille de présence de l'AG.

Si vous souhaitez modifier la liste des copropriétaires pour l'adapter à une autre clé de répartition:
- Aller dans l'Assemblée Générale
- Cliquer sur le bouton MODIFIER
- Modifier la clé de répartition dans la liste de choix prévu à cet effet.
- Puis enregistrez les modifications.
Ensuite dans l'écran de l'AG aller tout en bas de l'écran.
- Figure un cadre avec la liste des copropriétaires : cliquer sur le gros bouton «MISE A JOUR LA LISTE DES COPROPRIETAIRES».
Les feuilles de présence seront donc celles des copropriétaires affectés par la nouvelle clé que vous aurez modifiée.

Cordialement
Questions libres lors de l'assemblée générale des coproprietaires

Questions libres lors de l'assemblée générale des coproprietaires

Bonjour,
Comment est il possible lors de l'Assemblée générale d’insérer des questions libres qui ne nécessitent pas de vote des copropriétaires ?
Dans l'attente de votre réponse
Cordialement