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- Visite techniques de l'immeuble
- Vos Anomalies en gestion-comptabilité
- Vos astuces du logiciel VILOGI
Votes par correspondance saisis via extranet
Module complet de gestion des Assemblées Générales des copropriétaires avec le logiciel syndic de copropriété
- L'assemblée générale des copropriétaires et AG mobile
- Convocation et PV des AG sur l'application mobile des copropriétaires
- Archiver les anciennes AG de la copropriété
- Créer une signature du syndic de copropriété pour faire apparaître sur les convocations à l AG
- Afficher la convocation de l'AG sur l'extranet des copropriétaires
- Listing détaillé de vos Assemblées Générales copropriétaires
- Comment gérer les entrées et les départs de copropriétaires lors de la séance d'AG
- Questions à l'assemblée générale des copropriétaires
- Affecter les clés de répartition de charges pour le vote d'une AG
- Rénumerotation automatique des questions posées a l'AG
- Ajouter une sous question dans l'ordre du jour de l'AG
- Modifier la date du proces verbal ou de la convocation a l'AG
- Apposer une signature au proces verbal d'AG
- Résolutions par defaut pour l'AG
- Créer une nouvelle résolution pour l'AG
- La réduction de voix en AG - Effet de l'article 22
- Préparer la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires - partie 1-2
- Convocation à l'assemblée générale des copropriétaires - partie 2-2
- Faire apparaitre la signature sur les convocations à l'assemblée générale des copropriétaires
- Feuille des présences AG avec signature électronique des copropriétaires - 2
- Feuille des présences AG et signature des copropriétaires - 1
- Envoyer le PV d'AG aux copropriétaires OPPOSANTS qui ont voté CONTRE ou ABSTENUS
- Afficher le PV d'assemblée générale sur l'extranet des copropriétaires
- PV de carence pour insuffisance de votants
- Vote par correspondance formulaire pour l'AG
- Vote par correspondance - Enregistrer les votes - Feuille de présence 1-2
- Vote par visioconférence - Enregistrer les votes - Feuille de présence 2-2
- Votes par correspondance saisis via extranet
Suite à cette nouvelle fonctionnalité de VILOGI, votre logiciel de gestion syndic en ligne, vos copropriétaires ont la possibilité d’enregistrer leurs votes par correspondance via leur espace extranet directement.
Plus de perte de temps pour saisir les votes par correspondance à la main, vous pourrez récupérer les votes saisis via extranet automatiquement !
Dans ce tutoriel, nous allons voir comment cela doit être paramétré et comme ça se passe du côté des propriétaires.
Ajouter votre AG sur VILOGI
Tout d’abord, vous devez créer votre assemblée sur le logiciel pour la rendre disponible sur l’extranet. Voici le tutoriel qui explique comment créer son assemblée sur VILOGI :
Pour que les propriétaires aient l’accès à cette assemblée, vous devez renseigner la date d’envoi de convocation comme ci-dessous :
Accéder à l’AG sur extranet
Si vous avez bien renseigné la date d’envoi de convocation dans l’assemblée, les propriétaires pourront la consulter dans le menu « Mes assemblées générales » à gauche de leur écran.
En cliquant sur ce menu, ils auront l’accès à toutes les AG de leur immeuble que vous avez rendues visibles sur l’extranet. Les propriétaires doivent cliquer sur la ligne « Votes par correspondance » pour pouvoir voter en ligne.
Saisir les votes par correspondance sur extranet
Après avoir cliqué sur « Votes par correspondance » de l’assemblée à venir, les propriétaires auront l’accès à toutes les résolutions et pourront enregistrer leurs votes, comme ci-dessous.
Une fois les votes saisis, il faut cliquer sur le bouton « Valider »
Signature du document de vote par correspondance sur extranet
Suite à la validation de ses votes, le propriétaire va devoir mettre sa signature (en utilisant sa souris ou son doigt si connecté via une tablette) qu’il pourra effacer et recommencer si besoin.
A la validation de sa signature, un message automatique ressortira sur son écran : « Cette action est irréversible !! Etes-vous sûre de vouloir continuer ? » pour éviter toute erreur de saisie des votes avant de les valider.
Une fois les votes validés, le propriétaire aura le PDF des votes par correspondance rempli et signé sur chaque page.
Réception du mail de vote par correspondance
Le syndic va aussitôt recevoir un mail automatique de validation des votes par correspondance de ce propriétaire. En p.j de ce mail, vous trouverez le document rempli et signé. Le propriétaire concerné sera en copie de ce mail pour avoir la confirmation de la bonne réception de ses votes par correspondance.
Reprendre les votes par correspondance sur VILOGI
Après la réception du courriel, allez dans votre assemblée et descendrez tout en bas au niveau des propriétaires présents. Cliquez sur le nom du propriétaire concerné et mettez la date correspondante à la date de réception du mail. Suite à la saisie de date, le logiciel va récupérer tous les votes de correspondance du propriétaire. Il vous suffit juste de cliquer sur « Valider » pour enregistrer.
- Comment tout effacer sur la feuille de présence de l'AG
- Documents à joindre à l'assemblée générale des copropriétaires
- Convocation assemblée générale pour un lot en indivision
- Réduire les voix en assemblée générale des copropriétaires article 22
- Vote propriétaire détient plus de 50 des parties communes
VILOGI, un visionnaire qui démocratise le télétravail dans la gestion immobilière
Si VILOGI s’imposait déjà comme l’acteur innovant de référence dans la gestion immobilière digitale, la crise sanitaire en fait désormais un allié de premier choix pour accompagner les gestionnaires dans leur activité.
En mode SaaS, ses logiciels totalement adaptés au télétravail peuvent être utilisés de n’importe quel endroit sans la moindre contrainte technique, ni d’équipement.
Totalement en phase avec l’ère du temps, et la crise sanitaire que nous traversons, les logiciels en mode SaaS de VILOGI, entreprise pionnière sur cette technologie à destination des acteurs de l’immobilier, favorise le télétravail. Loin des logiciels du siècle dernier, installés et vendus par poste de travail, VILOGI qui a initié dès 2010, le premier outil métier en mode Full Web dédié aux administrateurs de biens, propose ainsi une plateforme de gestion immobilière regroupant l’ensemble des outils inhérents à la bonne marche de leur activité.
Avec cette solution, accessible en ligne, aucune installation n’est nécessaire.
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Ce package de gestion tout inclus, comprend les logiciels, l’extranet, les applications mobiles, les API… Nous sommes d’ailleurs les seuls à avoir une bibliothèque d’API publique, qui permet à l’ensemble des solutions innovantes autour de l’immobilier, de collaborer pour une gestion immobilière dématérialisée.
De manière globale, l’offre permet ainsi de développer des modèles économiques originaux avec, par exemple, une mutualisation de back office ou une externalisation afin d’optimiser l’utilisation des ressources rares.
Les offres partenaires s’intègrent en toute simplicité grâce à la bibliothèque d'API.
Nouveauté : votes par correspondance en ligne sur VILOGI